+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Журнал распоряжений образец

Содержание

Журнал по приказам, образец

Журнал распоряжений образец

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют.

Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности.

Выделяют несколько разновидностей таких документов:

  1. О назначении директора.
  2. Об образовании подразделения компании.
  3. О введении в действие разработанного штатного расписания.
  4. О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
  5. Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
  6. Об учреждении правил трудового распорядка.
  7. О сокращении 1 или нескольких работников.
  8. О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
  9. Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.

Мнение эксперта Озерова Марина Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные делам Полный список приказов по основным видам деятельности .

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов.

Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.

Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет). В течение этого же времени хранится и журнал.

Образец записи в журнале: инструкция по заполнению

Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу.

Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения.

К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.

Титульный лист

На титульном листе ответственное лицо прописывает:

  1. Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
  2. Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
  3. Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
  4. Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
  5. В графе «срок хранения» указывают «постоянно».

Записи о приказах

Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:

  1. Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
  2. Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
  3. Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
  4. Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
  5. В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
  6. В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.

По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.

Последняя страница

После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром.

Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы).

Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).

Журнал регистрации распоряжений

Журнал регистрации распоряжений применяется для учета всех распоряжений на предприятии.

Кроме того, фиксация Журнале регистрации распоряжений служит также обеспечению сохранности распоряжений, организует массив поиска, придает юридический вес.

Журнальная форма регистрирования документации является наиболее распространенной на сегодняшний день. Данная форма обеспечивает возможность быстро определить количество документов.

Большим плюсом является невозможность убрать уже внесенные данные. Это обеспечивает преимущество журнальной формы регистрирования перед электронной.

Следует соблюдать простые правила регистрации, принятых в делопроизводстве. Фиксируются только документы, требующие обязательного учета (к таковым относятся распоряжения). Документ регистрируется единожды, нет нужды регистрировать копии. Регистрация проводится в день подписания.

Также на данный журнал распространяется правило, действующее для всех журналов регистрации – нумерация документов ограничена одним календарным годом. По окончании года записи отделяются жирной линией, проставляется номер нового года и нумерация начинается заново.

Важными для деятельности предприятия являются графы журнала регистрации распоряжений, фиксирующие лиц получивших распоряжения и исполнителей.

Основные данные, которые следует выносить на обложку журнала – название предприятия, дата начала ведения (впоследствии и дата окончания ведения). В случае смены названия вносится уточнение и на обложку.

Все исправления ошибок и неточностей следует вносить в журнал согласно действующим правилам внесения изменений и дополнений, принятым в делопроизводстве. Подчистки и использование различных видов корректоров не допускается.

Графы для заполнения Журнала регистрации распоряжений:

  1. Дата
  2. Регистрационный номер
  3. распоряжения
  4. Исполнитель
  5. Кто получил
  6. Подпись

Магазин Сити Бланк Журнал регистрации распоряжений стандартного формата А4, ориентирование книжное, количество страниц свободное. Оценив объем документации в своей организации, покупатель сам выбирает нужное число страниц. Наши дополнительные услуги – ламинирование, опечатывание и прошнуровка журнала в типографии.

Все особенности заказа, которые не возможно указать на странице выбора параметров журнала оговорите с менеджерами нашего магазина.

Источник: https://dpvolga.ru/zhurnal-po-prikazam-obrazets/

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Журнал распоряжений образец

Последние изменения: Январь 2020

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  • приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  • прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  • оплата труда, доплаты и премирование;
  • отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  • длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  • ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  • кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  • дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  • утверждения обновления штатного расписания;
  • назначения работников на руководящие посты;
  • сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  • на титульной странице;
  • на последнем листе;
  • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Регистрация приказов

 

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  2. Название распорядительного документа.
  3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
  2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2020 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/

Журнал регистрации приказов: что такое, виды журналов, правила оформления, образец

Журнал распоряжений образец

Последнее обновление: 18.02.2020

Деятельность любой организации, независимо от правовой формы собственности, индивидуальных предпринимателей, использующих труд наемных рабочих, связана с оборотом документов внутреннего пользования.

 Издаваемые руководителем письменные распоряжения должны быть доведены до сведения подчиненных, что должным образом необходимо зафиксировать.
Для возможности осуществления контроля исполнения заводят журнал проработки приказов и распоряжений.

Поговорим подробные о том, кто и как должен вести журнал приказов.

Для чего нужен журнал регистрации приказов?

С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет. Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.

Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

  • когда человек был принят на работу;
  • переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
  • привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
  • дату и причину прекращения трудовых отношений.

Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.

Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.

Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.

Структура и содержание журнала приказов работодателя

Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует. В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.

Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.

Страницы имеют несколько граф для заполнения:

  • номер по порядку очередной записи;
  • дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
  • присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
  • краткое содержание распорядительного документа;
  • кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
  • примечание;
  • подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
  • могут быть и другие графы.

Типовые правила и требования к оформлению учетных книг

До начала внесения записей:

  • все страницы нумеруют;
  • книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
  • указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
  • подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
  • на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.

Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.

Не допускается:

  • подтирание ластиком;
  • использование различных канцелярских средств корректировки текста;
  • вырывание страниц.

В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.

Если учет ведется в электронном виде, периодически информацию распечатывают, поскольку в любую компьютерную программу можно внести изменения и не составит труда поменять сведения, внесенные ранее.

Распечатанные листы также пронумеровывают, прошивают, уточняют количество, ставят подписи ответственного лица и руководителя, печать.

Титульный лист журнала регистрации распоряжений, образец:

Образец последней страницы:

Заказать бесплатную консультацию юриста

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/zhurnal-registracii-prikazov/

Книга приказов: как вести правильно, образец

Журнал распоряжений образец

Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  • срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  • большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  1. Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
  2. Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  • трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
  • прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
  • перемещение между должностями;
  • совмещение сотрудника;
  • совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
  • порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
  • направление в командировку;
  • оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

  1. указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
  2. указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
  3. внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
  4. документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
  5. простановка печати фирмы;
  6. наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  • титулка;
  • список лиц, ответственных за ведение Книги;
  • главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  3. дата заведения отчетной тетради;
  4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  • реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
  • подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  1. порядковый номер подписанного документа;
  2. дата подписания и регистрации Приказа;
  3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
  4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

  • В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
  • К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
  • КМ – оформление командировок;
  • ЛС – распорядительные документы по личному составу;
  • О – предоставление любого из видов отпуска.

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость  в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет.

В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение

Образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

Источник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/kniga-prikazov

Журнал по нарядам и распоряжениям образец заполнения. Журнал регистрации распоряжений образец скачать

Журнал распоряжений образец

Журнал учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям – документ установленной формы на титульном листе или обложке которого указывается наименование предприятия или организации, структурное подразделение, даты начала и окончания ведения журнала.

Форма журнала составлена по Приложению №5 к Межотраслевым правилам по охране труда (правилам безопасности) при эксплуатации электроустановок ПОТ Р М-016-2001 (РД 153-34.0-03.

150-00) утвержденным Министерством труда и социального развития Российской Федерации постановление от 05 января 2001 г. № 3.

Графы журнала для заполнения

  1. Номер распоряжения
  2. Номер наряда
  3. Место и наименование работы
  4. Производитель работы, наблюдающий (фамилия, инициалы, группа по электробезопасности)
  5. Члены бригады (фамилия, инициалы)
  6. Работник, отдавший распоряжение (фамилия, инициалы, группа по электробезопасности)
  7. Технические мероприятия по обеспечению безопасности работ с указанием необходимых отключений, мест установки зазамлений и т.п.
  8. Подписи работников, проводивших и получивших целевые инструктажи
  9. К работе приступили (дата, время)
  10. Работа закончена (дата, время)

Примечания:

  • При работах по нарядам-допускам в журнале оформляется только первичный допуск к работам, и указываются номер наряда-допуска, место и наименование работы, дата и время начала и полного окончания работы (заполняются графы 2, 3, 9, 10).
  • При работах по распоряжению должны быть оформлены все графы журнала, за исключением графы 2 (номер наряда).
  • При работах по распоряжению в графе 8 журнала проведение целевых инструктажей регистрируется подписями работников, проводивших целевые инструктажи, и работников, их получивших. Если инструктаж проводится с использованием средств связи, проведение и получение инструктажа фиксируется в двух журналах учета работ по нарядам и распоряжениям – в журнале работника, отдавшего распоряжение, и в журнале работников, получивших инструктаж, с подтверждающими подписями в обоих журналах.
  • Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации.
  • Срок хранения журнала – один месяц со дня регистрации в графе 10 журнала полного окончания работы по последнему зарегистрированному в журнале наряду-допуску или распоряжению.

Работы в электроустановках по нарядам-допускам (далее – нарядам) и распоряжениям учитываются в предназначенном для этого журнале учета работ по нарядам и распоряжениям.

При работах по нарядам в журнале оформляется только первичный допуск к работам и указываются номер наряда, место и наименование работы, дата и время начала и полного окончания работы (графы 2, 3, 9 и 10). При работах по распоряжению должны быть оформлены все графы журнала, за исключением графы 2 (номер наряда).

Независимо от принятого порядка учета работ по нарядам и распоряжениям, факт допуска к работе должен быть зарегистрирован записью в оперативном журнале.

При выполнении работ по наряду в оперативном журнале производится запись, как о первичном, так и о ежедневных допусках к работе.

Учет работ по нарядам и распоряжениям оформляется только в оперативном журнале, если выдача наряда или распоряжения исходит от работников из числа оперативного персонала, обладающих таким правом.

Все записи должны иметь сквозную нумерацию. Исправления и зачеркивания при ведении записей не допускаются. Срок хранения журнала – один месяц со дня регистрации в графе 10 полного окончания работы по последнему, зарегистрированному в журнале наряду или распоряжению.

Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации, страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений.

Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

  • количество прошитых листов;
  • должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).

Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица. Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть.

Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.

Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см. п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Журнал распоряжений образец бланк

К примеру, учет трудовых книжек, регистрация командировочных удостоверений и платежных поручений проводится в специально разработанных для них формах журналов. Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу Обязательным элементом приказа является номер, который должен быть уникальным и регистрироваться в журнале.

Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения. Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании.
Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации.

Журнал регистрации приказов (скачать)

В журнале распоряжений учитываются работы в электроустановках по допускам и нарядам. В журнале при работах по нарядам указывается его номер и оформляется только первичный допуск к работам, место, а также наименование работы, время и дата начала и окончания работы.

Внимание

Обозначим, что при работах по распоряжению обязательно должны быть оформлены все разделы и графы журнала. Отметим, что разрешается учет работ по распоряжениям и нарядам вести и другим образом, который устанавливает руководитель организации.

Необходимость ведения журнала Фиксация в журнале распоряжений применяется для учета всех приказов на предприятии. Она также служит для обеспечения сохранности приказов или инструкций и придает юридический вес, а также организовывает массив поиска.
Сейчас наиболее распространенной формой является журнальная. Эта форма обеспечивает достаточно быструю возможность определить количество документов.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. Какие локальные акты регистрируются в журнале Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • вопросы планирования;
  • порядок отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы о (об):

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Журнал регистрации приказов по личному составу

Невозможность убрать или изменить внесенные данные является огромным плюсом журнальной формы в отличии от электронной. Правила оформления журнала распоряжений Документ регистрируется только один раз, поскольку нет потребности регистрировать копии.

К тому же регистрацию следует проводить в день подписания. К тому же на этот журнал распространяется правило, которое действует для всех журналов регистрации – ограничена нумерация документов одним календарным годом.

До окончании года все записи отделяются жирной линией, затем проставляется номер нового года и в результате нумерация начинается заново.

Немаловажными для деятельности фирмы являются графы регистрации распоряжений, которые фиксируют физических лиц и исполнителей, получивших распоряжения. На обложку журнала следует вносить основные данные.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

Журнал регистрации приказов образец скачать

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников.

В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк журнала регистрации приказов по личному составу.

docСкачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу.doc Расшифровка понятия «личный состав» Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора.

При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер. Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу.

Журнал регистрации распоряжений образец скачать

Основные правила составления Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений.

К ним относятся:

  • наименование предприятия;
  • дата открытия журнала, дата его окончания;
  • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  • срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов.

Ими являются название фирмы или предприятия, дата начала ведения документа (в итоге и дата окончания ведения). Если же название меняется, то следует вносить уточнения на обложку.

Отметим, что все неточности или исправления следует вносить в документ согласно действующим правилам внесения дополнений и изменений, принятым в делопроизводстве. К тому же использование корректоров или подчистки не допускается. Графы для заполнения журнала регистрации распоряжений:

  • Вначале указывается дата.
  • Регистрационный номер.
  • приказа или распоряжения.
  • Исполнитель.
  • Инициалы того, кто получил.
  • Подпись.

Журнал учета распоряжений и работ по нарядам обязательно должен быть пронумерован, скреплен печатью предприятия и прошнурован.

Эксплуатация электроустановок влечет необходимость ведения специальной документации, связанной с такой эксплуатацией.

Перечень соответствующей документации утверждается каждым предприятием, использующим электрооборудование, в зависимости от конкретных обстоятельств.

Одним из учетных документов, который следует заполнять в установленных случаях, является журнал учета работ по нарядам и распоряжениям. Конкретное содержание и порядок ведения этого документа каждое предприятие определяет самостоятельно.

Журнал учета при эксплуатации тепловых электроустановок

Эксплуатация тепловых энергоустановок на предприятии осуществляется специализированным персоналом или специально созданной для этой цели энергослужбой.

Руководитель предприятия обязан:

  • обеспечить знание и соблюдение персоналом техники безопасности;

Источник: https://argoorel.ru/pregnancy/zhurnal-po-naryadam-i-rasporyazheniyam-obrazec-zapolneniya-zhurnal.html

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал распоряжений образец

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Источник: https://ppt.ru/forms/prikazi/journal

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.