Сроки хранения документов по воинскому учету по номенклатуре дел

Содержание

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Сроки хранения документов по воинскому учету по номенклатуре дел

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2021 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  1. Положением о создании организации либо Уставом.
  2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  3. Штатным расписанием на текущий год.
  4. Номенклатурой дел прошлых лет.
  5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  6. Регистрационными формами учреждения.
  7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2021) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2021 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2021, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2021 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2021 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Наименование реквизита
ИндексЦифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
НаименованиеЗаголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
Количество единиц храненияОтражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
Сроки храненияУказываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
ПримечанияДополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii

Номенклатура по воинскому учету образец сроки хранения

Сроки хранения документов по воинскому учету по номенклатуре дел

Журнал направления граждан, пребывающих в запасе, в отделы ВКБО при отсутствии отметок в документах воинского учета 6. Журнал оповещения граждан, пребывающих в запасе, о вызовах в отделы ВКБО 7.

Книга по учету бланков специального воинского учета 8.

Книга учета передачи бланков специального воинского учета, военных билетов и личных карточек 1См: Приказ Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558

«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

.

Ответственный за ВУР: (подпись) () Все документы должны быть сформированы в отдельные папки и внесены во внутреннюю опись папок.

Утверждаю примерная номенклатура дел

06.Воинскийучетибронирование 06-01 Инструкции и методические рекомендации по воинскому учету и бронированию 3 года ст.

692 06-06 Должностная инструкция (копия) ДМНст.

77 а Подлинник в разделе 05 06-07 Номенклатура дел (копия) ДЗНст. 200 а Подлинник в разделе 08 06-08 06-09 07.Трудовыеотношения,охранатрудаитехникабезопасности 07-01 Инструкции по технике безопасности и охране труда 3 года ст.

27 б,28 б После замены новыми 07-02 Протоколы аттестации по технике безопасности 5 лет ст. 625

Правила и сроки хранения документов воинского учета в организации

в в Ответственный за ведение воинского учета на предприятии должен не только заполнять соответствующие документы на военнообязанных сотрудников, но и хранить их правильно. Это прописано в законодательных актах в области обороны Российской Федерации.

Несоблюдение этих правил влечет за собой административную ответственность. Правила хранения документов воинского учета Они должны храниться в сейфе с противопожарным покрытием.

Карточки нужно расположить в таком порядке: раздел 1 – карточки офицеров запаса; раздел 2 – карточки матросов, старшин, солдат, сержантов, мичманов запаса и прапорщиков;

Номенклатура дел, книг и журналов

УТВЕРЖДАЮ (должность, воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия) «__» __________ 20__ г.

НОМЕНКЛАТУРА дел, книг и журналов _____________________________ на 20__ год (наименование воинской части) Номер дела, книги, журналаНомер дела, книги, журнала по номенклатуре прошлого годаНаименование (заголовок) дела, книги, журналаГриф ограничения доступаКогда начатоКогда оконченоКоличество листов, формат (объем, Мб)Количество приложений (их листов)Срок хранения и пункт Перечня документов со сроками храненияОтметка об уничтожении, сдаче в архив или переучете в номенклатуре следующего годаПримечание1234567891011Начальник службы делопроизводства (воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия) » » 20 г. Порядок

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

> > > Налог-налог 14 февраля 2021 Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями.

Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сроки хранения документов по воинскому учету

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года Журналы учета рабочего времени 1 год Графики предоставления отпусков ст. 123 ТК РФ 1 год Перечень профессий с вредными условиями труда ст.

221 ТК РФ до замены новыми Перечни профессий до минования надобности Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе.

В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом. Заметим, что требования разнятся: • для офицеров запаса; • солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса; • граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Пункты личной карточки заполняются исходя из сведений, содержащихся в военном билете.

Сколько хранятся документы по военному учету в организации? (переписка, отчеты, методические пособия)

Ответ на вопрос: Размещаться военно-учётный стол должен в специально оборудованном помещении, а документы – храниться в металлических шкафах.

Т.е. исходя из п. 21 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях (утв.

Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008) документы воинского учета, содержащие персональные данные работников, рекомендуем хранить в железных шкафах в специально оборудованных помещениях.

Источник: http://zont22.ru/nomenklatura-po-voinskomu-uchetu-obrazec--sroki-hranenija-87608/

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2021 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Сколько хранятся документы по военному учету в организации?

(переписка, отчеты, методические пособия)

695 Книги, журналы, карточки учета: лиц, подлежащих воинскому учету 3 года после увольнения 690 Переписка по воинскому учету работников 3 г.

685 Списки работников, подлежащих воинскому учету 3г. Относительно отчетов и методических материалов в приказе информации нет, полагаем, что желательно данные документы хранить не менее 5 лет. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: В течение какого срока работодатель обязан хранить документы по гражданской обороне И.И.

Шкловец Сроки, в течение которых нужно хранить документы, указаны в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

advant24.ru

135, 144, 147 ТК РФ 5 лет Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.

Внимание Компании не воспринимают такой штраф серьезно, поэтому предпочитают не вести воинский учет вовсе либо вести его частично (например, только заполнять раздел о воинском учете в личных карточках).

Однако если в организацию поступит запрос из военкомата о представлении документов в соответствии с законодательством, воинский учет вести придется. Если требования военкомата будут проигнорированы, последуют уже другие взыскания: • штраф от 2000 до 4000 руб.

на должностных лиц

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел.

Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2021 год с новыми сроками хранения. Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

На обложке дела следует указывать следующую информацию:

  1. номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
  2. срок хранения.
  3. заголовок;
  4. наименование организации и структурного подразделения;

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.