Приказ на служебную поездку на служебном автомобиле

Содержание

Составление приказа о командировке при использовании служебного, арендованного и личного автомобиля

Приказ на служебную поездку на служебном автомобиле

Многие профессии связаны с командировками. В подобных поездках может использоваться транспорт работодателя или работника. Обязательный документ – письменное распоряжение руководителя по форме, разработанной в компании. Образцом чаще всего служит форма Т-9.

Когда требуется приказ

Командировка – это поездка сотрудника в другую местность по служебной необходимости. Приказ не оформляется, если работа связана с разъездами или сотрудник принят на работу по гражданско-правовому договору. Распоряжение обязательно для работника, постоянное место работы которого расположено на территории предприятия.

Особенные сотрудники

Нельзя отправить в другую местность:

  • беременную женщину (ст. 259 ТК)4
  • сотрудника, оформленного по ученическому договору, если переезд не связан с обучением (ст. 203 ТК);
  • несовершеннолетнего (исключение составляют спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 ТК) и работники творческой сферы (ст. 268 ТК) при условии, что соблюдаются условия, определенные Постановлением № 252, коллективным или трудовым договором).

Только с письменного согласия в служебные переезды отправляются:

  • женщины с детьми моложе 3-х лет;
  • матери, отцы, опекуны и попечители с детьми до 5-и лет без супругов;
  • работники, воспитывающие детей-инвалидов;
  • работники, ухаживающие за больными родственниками (должно быть официальное медицинское заключение).

Роль руководителя

В командировки работников отправляет руководитель (уполномоченное им лицо), соблюдая порядок, определенный Трудовым кодексом и Постановлением № 749. Приказ составляет главный бухгалтер или работник отдела кадров.

Основанием может быть устное распоряжение руководителя или составленное им производственное задание (необязательный документ), приглашение на мероприятие (конференцию, семинар).

Форма приказа

Форма приказа определяется в локальных нормативных актах.

Приказ обязательно должен содержать:

  • наименование предприятия (с кодом ОКПО);
  • название вида документации;
  • номер;
  • число;
  • данные командировочного (ФИО, подразделение, должность, табельный номер);
  • цель и основание переезда;
  • срок (количество дней, дата начала и окончания);
  • место назначения (страна, населенный пункт, наименование принимающей организации);
  • транспортное средство, используемое для проезда;
  • сумма выданного аванса или наименование лица, оплачивающего расходы (работодатель или другая организация);
  • должность и подпись руководителя и командированного работника;
  • дата ознакомления.

Унифицированная форма (не обязательна, можно корректировать)

Цели

Цели проезда могут быть:

  • общие:
    • поиск поставщиков;
    • покупка сырья или оборудования;
    • заключение договоров;
    • поиск рынков сбыта;
    • проведение переговоров;
    • обучение.
  • узкопрофильные:
    • проверка деятельности подразделения;
    • обслуживание оборудования;
    • обучение новых работников.

По возвращении командировочный должен передать в бухгалтерию приказ, проездную документацию, счета с мест ночевки, чеки из заправок.

Как составить приказ на командировку на автомобиле

Кроме общественного транспорта для переездов по служебной необходимости можно использовать автомобиль, принадлежащий компании, арендованный, принадлежащий сотруднику (по согласию руководителя). Приказ оформляется стандартный, но необходим определенный объем сопроводительной документации и согласование сумм авансовых выплат.

Аванс выдает бухгалтерия на основании распоряжения руководителя или расходного ордера. После возвращения командировочный обязан предоставить в бухгалтерию отчет по авансовой выплате, служебную записку, путевой лист и документы, подтверждающие расходы. Если они превышают аванс, работодатель возмещает разницу. Если аванс полностью не использован, остаток возвращается в кассу.

На личном

Если работник использует личный автомобиль, кроме приказа оформляется:

  • отдельное соглашение или приложение к трудовому договору, определяющее размер компенсаций (ст. 188 ТК РФ) или договор аренды;
  • путевой лист (письмо Министерства финансов № 03-03-06/1/39406), содержащий данные о маршруте;
  • документ (например, служебная записка), удостоверяющий срок пребывания в поездке.

В соглашении должно быть указано, какие издержки работодатель обязуется компенсировать:

  • покупку ГСМ;
  • компенсацию при ДТП;
  • компенсацию при поломке.

Порядок учета компенсаций за ГСМ определен в Распоряжении № АМ-23-р Минтранспорта. Сумма рассчитывается, исходя из объема двигателя, расстояния, стоимости ГСМ.

При ДПТ компенсация выплачивается только в том случае, если командированный сотрудник не является виновником аварии и такая выплата предусмотрена соглашением.

При поломке руководителю трудно определить, что послужило причиной выхода из строя транспортного средства. Чтобы получить компенсацию, необходимо детально описать все условия в соглашении.

В любом случае требуется документация, подтверждающая расходы: квитанции, чеки с указанием суммы расходов.

Путевой лист содержит:

  • название вида документа и номер;
  • время действия (период командировки);
  • данные из паспорта сотрудника, его должность;
  • информацию об авто (номер, модель, марку, данные из техпаспорта);
  • дату выезда и дату приезда;
  • расходы на ГСМ.

При заключении договора аренды на автомобиль между сотрудником и работодателем выплачивается:

  • арендная плата;
  • расходы на ГСМ в размере, указанном в документации;
  • компенсация за износ.

Для владельца авто это более выгодный вариант. Арендная плата облагается НДФЛ, компенсации за ГСМ и износ в налогооблагаемую базу не включаются.

О командировке, в том числе на авто, расскажет видео ниже:

На служебном

Законодательно урегулированного порядка для переездов по служебной необходимости на автомобиле на самом деле нет. Работодатели разрабатывают его самостоятельно.

Чаще всего при поездках на служебном авто порядок такой же, как на личном. Дополнительно к приказу оформляется путевой лист. Для расчетов расхода ГСМ используются чеки из заправок и записи в путевом листе. Объем компенсации не ограничивается – суммы из чеков просто плюсуются.

На арендованном

Базируясь на ст.

168 ТК, Минтруд определил, что расходы на компенсацию издержек на аренду автомобиля в переездах по служебной необходимости допускаются, если они экономически обоснованы (согласно № 212-ФЗ — до места невозможно добраться на общественном транспорте). Экономическую обоснованность определяет руководитель в локальных нормативных актах (письма Министерства финансов № 03-03-06/1/23681 и № 03-03-06/2/30016).

Это значит, что невозможность использовать общественный транспорт – не единственный аргумент. Руководитель может  посчитать, что при поездке нескольких сотрудников аренда обойдется дешевле. Документацией, подтверждающей издержки, считается:

  • договор аренды;
  • акты передачи;
  • чеки;
  • счета;
  • квитанции со стоянки, парковки.

Как сотрудники будут добираться до места назначения при поездке в командировку, определяет руководитель. Порядок использования автомобилей указывается в локальных нормативных документах. Независимо от вида автотранспорта обязательно составление отчета о командировке и предоставление документов, подтверждающих расходы.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/komandirovka/prikaz-pri-ispolzovanii-avtomobilya.html

Приказ на служебную поездку на служебном автомобиле

Приказ на служебную поездку на служебном автомобиле

Приказ оформляется стандартный, но необходим определенный объем сопроводительной документации и согласование сумм авансовых выплат. Аванс выдает бухгалтерия на основании распоряжения руководителя или расходного ордера. После возвращения командировочный обязан предоставить в бухгалтерию отчет по авансовой выплате, служебную записку, путевой лист и документы, подтверждающие расходы.

Если они превышают аванс, работодатель возмещает разницу. Если аванс полностью не использован, остаток возвращается в кассу.

Если работник использует личный автомобиль, кроме приказа оформляется:

  1. отдельное соглашение или приложение к трудовому договору, определяющее размер компенсаций (ст. 188 ТК РФ) или договор аренды;
  2. документ (например, служебная записка), удостоверяющий срок пребывания в поездке.
  3. путевой лист (письмо Министерства финансов № 03-03-06/1/39406), содержащий данные о маршруте;

В соглашении должно быть указано, какие издержки работодатель обязуется компенсировать:

  1. компенсацию при поломке.
  2. ;
  3. покупку ГСМ;

Порядок учета компенсаций за ГСМ определен в Распоряжении № АМ-23-р Минтранспорта.

Сумма рассчитывается, исходя из объема двигателя, расстояния, стоимости ГСМ. Налогом не облагаются суммы до 1500 руб.

в месяц, если переезд по России. При поездках за границу не подлежит налогообложению 2500 руб.

в месяц. При ДПТ компенсация выплачивается только в том случае, если командированный сотрудник не является виновником аварии и такая выплата предусмотрена соглашением. При поломке руководителю трудно определить, что послужило причиной выхода из строя транспортного средства.

Чтобы получить компенсацию, необходимо детально описать все условия в соглашении.

В любом случае требуется документация, подтверждающая расходы: квитанции, чеки с указанием суммы расходов.

Путевой лист содержит:

  1. время действия (период командировки);
  2. информацию об авто (номер, модель, марку, данные из );
  3. название вида документа и номер;
  4. дату выезда и дату приезда;
  5. расходы на ГСМ.
  6. данные из паспорта сотрудника, его должность;

При заключении договора аренды на автомобиль между сотрудником и работодателем выплачивается:

  1. компенсация за износ.
  2. арендная плата;
  3. расходы на ГСМ в размере, указанном в документации;

Для владельца авто это более выгодный вариант. облагается , компенсации за ГСМ и износ в налогооблагаемую базу не включаются.

О командировке, в том числе на авто, расскажет видео ниже: Законодательно урегулированного порядка для переездов по служебной необходимости на автомобиле на самом деле нет.

Работодатели разрабатывают его самостоятельно. Чаще всего при поездках на служебном авто порядок такой же, как на личном.

Дополнительно к приказу оформляется путевой лист.

Для расчетов расхода ГСМ используются чеки из заправок и записи в путевом листе.

Как регламентировать служебные поездки

Ваш сотрудник не трудится пока движется автомобиль, а просто перемещается между точками своей работы, и данный нюанс лучше задокументировать.

  • Расстояние, не входящее в рабочее время, например, «170 км является временем до работы в пути».

    Если расстояние больше, превышение включается в рабочее время.

  • Лимиты и перечень расходов, порядок согласования и компенсаций, документы для подтверждения затрат.
  • Порядок определения возможности ежедневного возврата домой и расходов по найму жилья.
  • Суточные при поездках на несколько дней.
  • В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние.

    Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы. Служебные поездки осуществляются по г.

    Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.

    Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством.

    В завершении обратим внимание на одну деталь.

    Многие думают, что разъездной сотрудник по умолчанию является дистанционным. Но это не так. Если у вашего регионального представителя разъездной характер работы, но договор о дистанционном труде не заключен, вам придется:

    1. проводить специальную оценку условий труда;
    2. предоставлять человеку стационарное рабочее место, а, значит, открывать представительство в регионе, даже если его нет;
    3. решать вопрос, как обмениваться документами с сотрудником. Согласно ТК РФ, с дистанционными сотрудниками возможен электронный документооборот, а с обычными – нет.

    Поэтому мы рекомендуем вам заключать с региональными разъездными представителями договоры о дистанционном труде, что существенно облегчит вам текущую работу.

    Так или иначе деловой визит в другой город или регион – важнейшее событие. Он должен быть средством развития бизнеса, а не дополнительным риском.

    Значит, организовать его надо правильно. И тогда вы сможете правильно оформлять документы и уверенно отвечать на вопросы сотрудников, инспекторов ГИТ и суда, если до него дойдет дело.

    Источник: https://De-Jure-Sochi.ru/prikaz-na-sluzhebnuju-poezdku-na-sluzhebnom-avtomobile-45918/

    Приказ на командировку: как правильно составить в 2021 году – образец и бланк

    Приказ на служебную поездку на служебном автомобиле

    Хозяйственная деятельность субъекта бизнеса может не ограничиваться одной местностью. Порой, чтобы выполнить определенное задание, его работникам приходится отправляться в служебные поездки. В соответствии с действующими нормами законодательства направление сотрудника в такую поездку включает составление такого распоряжения, как приказ о направлении работника в командировку.

    На основании чего оформляется приказ

    По новым правилам оформление командировки в настоящее время требует только издания соответствующего распоряжения руководителя об этом.

    По мере необходимости, начальники отделов или иные ответственные лица, которые считают что нужно отправить сотрудника в командировку, составляют на имя директора компании докладную или служебную записки.

    В них они обосновывают причину предстоящей командировки, ее цель, продолжительность во времени, а также предлагают кандидатуры для этой поездки. Цели командировки могут быть представительными или производственными.

    Руководитель, изучив поступившие документы, принимает решение по данному вопросу, для оформления которого издается приказ о направлении в командировку.

    На крупных предприятиях командировки планируются. Это может выражаться в составлении плана командировок на текущий год. При наступлении времени указанного в этом документе, отдел кадров подготавливает приказ на командировку, который передается руководителю для подписания.

    Кроме этого, в организации может составляться служебное задание, которое в настоящее время используется организациями на их усмотрение. Оно также может использоваться в качестве одного из источников для формирования распоряжения.

    Каким бы ни было основание для этого документа, ответственное лицо может использовать фирменный бланк или специализированный бланк унифицированная форма т-9.

    Внимание! Форма приказа на командировку должна быть зафиксирована в учетной политике предприятия или же Положении по командировкам, которое может оформляться в организации.

    Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9 в 2021 году

    Как только руководитель принимает решение о направлении сотрудников в служебную поездку, ответственное лицо должно составить распоряжение об этом.

    В верхней части документа отражается наименование хозяйствующего субъекта и при необходимости название его структурного подразделения. Здесь же рядом указывается регистрационный шифр предприятия, которое оно получает при постановке на учет в Росстате (код ОКПО).

    Далее следует наименование распорядительного документа его номер по порядку и дата издания. Под этими реквизитами приказ в дальнейшем будет отражаться во всех других бланках.

    В следующих строках надо записать номер работника по табелю, который ему присваивается на предприятии при поступлении, а также его полные Ф.И.О.

    После этого указываются обозначение отдела, где трудится сотрудник, а также занимаемая им должность или профессия в организации.

    Ниже форма т-9 предполагает внесение информации о месте, куда направляется сотрудник. Здесь можно прописать страну, город или название принимающей организации.

    После этого вписывается длительность служебной поездки, а чуть ниже указываются начальная и конечные даты командировки.

    В следующем разделе необходимо отразить цель предстоящей служебной поездки согласно заявленной в докладной или утвержденного плана.

    После этого в приказе отражается источник, за счет которого будет осуществляться финансирование расходов по предстоящей командировке.
    Далее нужно записать название документа и его реквизиты, на основании которого производится формирование распоряжения руководителя.

    После этого приказ должен быть завизирован руководством фирмы с проставлением должности и его данных.

    Внимание! С этим распоряжением следует ознакомить командируемого работника, при этом на приказе он должен сделать отметку в виде визы и записать дату прочтения приказа.

    На основании изданного приказа ответственные лица выплачиваю перед командировкой суммы для произведения расходов в поездке, в том числе суточные при командировках.

    Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а

    Когда в командировку необходимо отправить сразу несколько работников, то в таком случае используется форма приказа т-9а. В стандартный бланк включены столбцы для того, чтобы отразить поездку трех человек. Если это необходимо, то бланк может быть расширен для нужного числа работников.

    Документ заполняется следующим образом. В верхнюю его часть вносится полное название компании, а рядом в столбце справа — ее код по общему справочнику ОКПО.

    Дальше внизу указывается порядковый номер распоряжения и дата, когда оно было составлено. Под ним затем этот приказ необходимо будет зарегистрировать в книге учета приказов по организации.

    Сам документ выглядит как таблица. В строках проставлены показатели, которые нужно отметить по каждому из работников. Данные по последним заносятся в столбцы. Строки в данной таблице не пронумерованы.

    В первую строку записываются полные Ф.И.О. сотрудников, которые направляются в командировку. В следующей строке проставляются их табельные номера.

    В третью строку нужно записать названия подразделений, в которых работают сотруднику. В четверную — названия их должностей, как это указано в штатном расписании.

    Следующая строка должна включать в себя сведения о поездках. Она, в свою очередь, разделяется на несколько подстрок.

    В пятую и шестую нужно записать название страны и города, куда предстоит поездка, а также название принимающей организации.

    Следом идут седьмая и восьмая строки – в них нужно записать дни начала и окончания поездок по каждому из работников. В девятую вносятся количество дней поездки по каждому командированному. В десятой строке необходимо изложить краткое содержание цели поездки.

    Одиннадцатая строка — в ней указывается источник средств, из которых производится оплата командировки. Обычно это собственные средства компании, но в отдельных случаях командировку может оплачивать принимающая сторона.

    Двенадцатая строка служит для подтверждения, что работник ознакомился с распоряжением. В ней он должен поставить свою подпись и дату, когда он сделал это.

    В нижней части документа после таблицы располагается строка, в которую необходимо занести сведения о документе, на основании какого производится оформление командировки.

    Заполненный приказ подписывает директор компании.

    Сопутствующие документы

    Когда составляется приказ о направлении работника в командировку, вместе с ним кадровый специалист может оформлять дополнительные документы.

    Важно помнить, что часть из них уже не является обязательными, но должна составляться, если это прямо указано в учетной политике:

    • Командировочное удостоверение. В нем необходимо ставить отметки в виде печатей принимающих фирм. Не является обязательным, но может использоваться работодателем по желанию.
    • Служебное задание. Документ по форме Т-10, который содержал перечень заданий — их работник должен был выполнить во время поездки. В настоящее время также признан необязательным.
    • Журнал учета командировочных работников. В нем нужно делать отметку при отбытии работника в командировку и его прибытии в компанию. Сейчас ведение журнала не является обязательным.
    • Служебная записка. Составляется работником с обоснованием размера запрашиваемой подотчетной суммы на время командировки. Еще одна записка может оформляться по прибытии из командировки с просьбой оплатить затраты на приобретение ГСМ — если работник использовал личный автомобиль.

    Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-na-komandirovku.html

    Как регламентировать служебные поездки

    Приказ на служебную поездку на служебном автомобиле
    « Назад

    28.12.2021 18:53

    Авторская колонка Елены Кожемякиной, управляющего партнера юридической фирмы BLS.

    Некоторые сотрудники периодически отправляются по заданию в другой город или регион. Но где они находятся в это время: в командировке или служебной поездке? Практика показывает, что путаница в определениях действительно существует.

    Командировка и служебная поездка: разграничение понятий

    Согласно закону, командировкой считается направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Со служебными поездками сложнее. Причина трудностей в том, что они в ТК РФ не регламентированы. Ст. 166 ТК РФ лишь объясняет, что такие поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, командировками не являются.

    На практике служебная поездка означает, что исполнение трудовых обязанностей связано с регулярными выездами в определенных границах. В первую очередь они относятся к тем, кто много трудится «в поле».

    Это, например, курьеры, страховые агенты, медицинские представители, супервайзеры. Но они зачастую хотят считать свои передвижения командировками.

    А вот законодательные пробелы и отсутствие нужных документов могут создать работодателям совсем ненужные риски.

    Во-первых, это управленческий риск. Разъездные сотрудники периодически просят признать служебные поездки командировками, компенсировав расходы в соответствии с законом. Очевидно, что управлять сотрудниками, если поездки не регламентированы, намного сложнее. Во-вторых, это судебный риск.

    Не добившись цели, работник может обратиться в суд с требованием возместить расходы. Наконец, сложности с возмещением из Фонда социального страхования РФ.

    Если в корпоративных документах не прописаны возможные несчастные случаи во время служебных поездок, будет сложно доказать связь происшествия с производством и получить положенные выплаты из ФСС для пострадавших работников.

    Отметим, что служебные поездки могут быть для работодателей более удобными. Прежде всего, платить сотрудникам во время поездок надо в соответствии с окладом, а не по среднему заработку. Суточные платятся только, если человеку придется ночевать вне дома.

    Кроме того, не надо запрашивать письменное согласие сотрудника с семейными узами и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Да и в табеле она обозначается обычными рабочими днями, избавляя вас от лишних хлопот.

    Но чтобы оценить эти выгоды, надо все четко регламентировать.

    Оформление документов

    Прежде всего, проверьте внутренние нормативные акты, в которых описан порядок организаций поездок. Мы рекомендуем оформить «Положение о разъездном характере работы» и прописать в нем:

    1. Перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером работы. Наличие списка – обязательное требование, в соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ.
    2. Порядок планирования и согласования поездок с руководителем. Еженедельные или ежемесячные планы работы сотрудника позволят контролировать поездки и привлекать к ответственности за несогласованные передвижения.
    3. Предпочтительные и альтернативные виды транспорта. В зависимости от расстояния или транспортной доступности можно указать различные варианты (корпоративный, общественный), чтобы избежать необоснованных расходов и снизить риск аварий.
    4. Особенности взаимодействия и способы связи работника с руководителем во время поездки для контроля или учета рабочего времени (если отсутствует геолокация).
    5. Срок и порядок предоставления отчета о служебной поездке.

    Также мы рекомендуем детализировать в Положении некоторые особенности поездок:

    • Разъездной характер работы и работа в пути – разные понятия. Ваш сотрудник не трудится пока движется автомобиль, а просто перемещается между точками своей работы, и данный нюанс лучше задокументировать.
    • Расстояние, не входящее в рабочее время, например, «170 км является временем до работы в пути». Если расстояние больше, превышение включается в рабочее время.
    • Лимиты и перечень расходов, порядок согласования и компенсаций, документы для подтверждения затрат.
    • Порядок определения возможности ежедневного возврата домой и расходов по найму жилья.
    • Суточные при поездках на несколько дней.

    В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние. Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы. Служебные поездки осуществляются по г. Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.

    Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством.

    Если вы это докажете, сотрудник или его родственники получат все положенные льготы и компенсации из ФСС. Нетрудно догадаться, что Фонд старается не признавать подобные случаи производственными и не выплачивать компенсации.

    Поэтому наличие всех документов, полностью и правильно заполненных, – это защита и вас, и ваших сотрудников.

    В завершении обратим внимание на одну деталь. Многие думают, что разъездной сотрудник по умолчанию является дистанционным. Но это не так. Если у вашего регионального представителя разъездной характер работы, но договор о дистанционном труде не заключен, вам придется:

    • предоставлять человеку стационарное рабочее место, а, значит, открывать представительство в регионе, даже если его нет;
    • проводить специальную оценку условий труда;
    • решать вопрос, как обмениваться документами с сотрудником. Согласно ТК РФ, с дистанционными сотрудниками возможен электронный документооборот, а с обычными – нет.

    Поэтому мы рекомендуем вам заключать с региональными разъездными представителями договоры о дистанционном труде, что существенно облегчит вам текущую работу.

    Так или иначе деловой визит в другой город или регион – важнейшее событие. Он должен быть средством развития бизнеса, а не дополнительным риском. Значит, организовать его надо правильно. И тогда вы сможете правильно оформлять документы и уверенно отвечать на вопросы сотрудников, инспекторов ГИТ и суда, если до него дойдет дело.

    Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

    Источник: https://neohr.ru/kadrovye-voprosy/article_post/kak-reglamentirovat-sluzhebnyye-poyezdki

    Использование служебного транспорта

    Приказ на служебную поездку на служебном автомобиле

    >Приказ о использовании служебного транспорта

    advocatus54.ru

    Бухгалтерской отчетностью регистрируется каждый выезд штатного автомобиля, при этом, учитывается расход топлива и износ запчастей. Руководство сразу же будет в курсе, если водитель, который обязан использовать машину лишь в рабочих целях, пренебрежет запретом и решит нарушить правила трудового распорядка.

    Данный факт выяснить по расходу горючего, но хуже всего будет, если авто попадет в аварию.

    За порчу коммерческого имущества полагается административная ответственность в виде штрафов и мгновенное увольнение с занимаемой должности.

    Важно Каждое предприятие вправе самостоятельно устанавливать порядок использования служебного автотранспорта. Чтобы избежать правовых проблем в обязательном порядке следует составлять приказ о назначении ответственного за эксплуатацию автотранспорта. Приказ оформляется кадровой службой компании.

    sovetnik36.ru

    Организация вправе в любое время изменять и дополнять общее условие допуска сотрудника Организации к управлению автомобилем, а также вводить иные специальные условия допуска сотрудника к управлению автомобилем. 3.

    ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКА ПРИ УПРАВЛЕНИИ, ИСПОЛЬЗОВАНИИ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ Каждый служебный автомобиль Организации соответствующим приказом руководителя закрепляется за сотрудником, назначаемым Ответственным за эксплуатацию автомобиля.

    Образцы по теме: Автомобиль, Приказ, Распоряжение, Транспорт, Труд (наименование организации) Распоряжение (приказ) N об использовании личного транспортного средства работника в производственных (или: служебных) целях » » г.

    Всвязисо служебнойнеобходимостьюивсоответствиисличным заявлением работника от » » г., руководствуясь ст. 72 Трудового кодекса РФ, ПРИКАЗЫВАЮ: заключить с , табельный номер , работающим (Ф.И.О.

    работника) в на должности , имеющим (структурное подразделение) в собственности (или: пользовании) транспортное средство марки , модель , регистрационный номерной знак , идентификационный номер (VIN) , двигатель N , шасси (рама) N , кузов N , год выпуска , дополнительное соглашение к трудовому договору N от » » г.

    Приказ об использовании служебного транспорта

    Это важный момент для передачи ответственности за эксплуатацию транспортного средства. Оформляется данная процедура приказом, образец которого можно скачать ниже.

    Необходимость составления приказа Автомобиль является дорогостоящим имуществом организации и, одновременно, источником высокой опасности. Обязанность возмещения убытков при возникновении дорожно-транспортного происшествия несет компания или гражданин, владеющий средством передвижения на правах собственника, арендатора или доверенности.

    При оформлении приказа обязательно стоит учитывать количество прикрепленных работников к одному транспортному средству — не больше 4-х человек, а водитель может максимально отвечать только за 3 автомобиля.

    В компаниях с многочисленным автопарком и предприятиях, занимающихся перевозками продукции, машина закрепляется персонально за водителем или несколькими сотрудниками фирмы (техник, инженер, водитель) — бригадный вариант.

    Положение «Об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ООО «Дядя Лёня» в служебных целях» локальный нормативный акт, который утверждается приказом Генерального директора Общества

    Предоставить право управления автомобилем, принадлежащим организации, ниже поименованным работникам: — ___________________________________ (должность, Ф.И.О.) — ___________________________________ (должность, Ф.И.О.) 2.

    Заключить с каждым из работников, поименованном в п.1. настоящего приказа, договор об индивидуальной материальной ответственности. 3. Оформить на каждого из работников, поименованных в п.1. настоящего приказа, доверенность на управление автомобилем. 4. Контроль за исполнением приказа возлагаю на начальника отдела кадров.

    Генеральный директор И.И.Иванов ПРИЛОЖЕНИЕ №5 ПРИКАЗ № __г.Москва 27 апреля 2010 года Руководствуясь Приказом Министерства Транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года № 152

    «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»

    ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

    В качестве первичного документа использовать путевой лист легкового автомобиля ф.№3, № 0345001.

    Директор, государственный советник юстиции 1 класса Ю.И.КАЛИНИН Приложение 1 к Приказу Федеральной службы исполнения наказаний от 2 июня 2005 г.

    N 399 1.1. Федеральное государственное учреждение

    «Управление механизации и автотранспорта Федеральной службы исполнения наказаний»

    (далее — ФГУ УМиАТ ФСИН России) осуществляет автотранспортное обеспечение подразделений Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН России), а также обеспечивает автотранспортом в соответствии с действующим законодательством Министерство юстиции Российской Федерации и подведомственные ему федеральные службы (ФССП, ФСР России). 1.2. Автомобильный транспорт ФГУ УМиАТ ФСИН России содержится согласно штатам и используется как в оперативно-служебных целях, так и для осуществления грузовых и пассажирских перевозок в соответствии с планом по эксплуатации автотранспортной техники.

    Руководителям структурных подразделений центрального аппарата ФСИН России обеспечить контроль за надлежащим использованием служебного автотранспорта и экономным расходованием средств, выделяемых на его содержание.Директоргосударственный советникюстиции I классаЮ.И.КалининПриложение 1к приказу Федеральной службыисполнения наказанийот 2 июня 2005 года N 3991.1.

    Федеральное государственное учреждение

    «Управление механизации и автотранспорта Федеральной службы исполнения наказаний»

    (далее — ФГУ УМиАТ ФСИН России) осуществляет автотранспортное обеспечение подразделений Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН России), а также обеспечивает автотранспортом в соответствии с действующим законодательством Министерство юстиции Российской Федерации и подведомственные ему федеральные службы (ФССП, ФСР России).1.2.

    Автомобильный транспорт ФГУ УМиАТ ФСИН России содержится согласно штатам и используется

    Об упорядочении использования служебного автотранспорта (с изменениями на 16 августа 2007 года)

    — Распоряжение главы городского округа город Воронеж (ред. 16.08.2007).2. Должностным лицам администрации городского округа, за которыми закреплен служебный автотранспорт:2.1. При использовании служебного автотранспорта в рабочие дни ежедневно за личной подписью заполнять в путевом листе служебного автомобиля сведения об окончании времени работы и количества пройденных километров.2.2.

    При необходимости использования служебного автотранспорта (за исключением автомобилей, закрепленных за заместителями главы администрации городского округа) в выходные и праздничные дни направлять на согласование руководителю аппарата администрации или начальнику управления делами администрации городского округа не позднее четверга, предшествующего выходному и праздничному дню, предварительную заявку, содержащую сведения о конкретных служебных мероприятиях, поручениях и т.д., необходимых к исполнению в выходной

    Использование служебного автомобиля в личных целях

    Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести: Устные договоренности.

    Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы.

    В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии.

    Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований.

    Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя. Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях.

    Каков порядок использования работником служебного транспорта

    2 ст.

    209 Гражданского кодекса РФ и в п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв.

    постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090. I. Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять автомобилем?

    1. Оформите доверенность на право управления служебным автомобилем.

    2. Добавьте в должностную инструкцию сотрудника или его трудовой договор (допсоглашение) пункт о возможности использования служебного автомобиля (в разделе «Права» или «Обязанности»).* Пример Пропишите в должностной инструкции, что по роду своей деятельности работник эпизодически может использовать служебный транспорт для выполнения своих должностных обязанностей.

    Работа некоторых сотрудников автономных учреждений связана со служебными поездками.

    Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя компенсировать работнику затраты, понесенные последним при использовании личного имущества, в том числе автомобиля.

    В каком размере следует выплатить данную компенсацию? Как отразить ее в бухгалтерском и налоговом учете? На эти и другие вопросы мы дадим ответы в статье.

    Как было сказано выше, Трудовой кодекс налагает на работодателя обязанность компенсировать расходы, понесенные работником.

    Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

    На практике всегда возникает вопрос, как оформить данную выплату и из чего следует исходить, чтобы определить сумму компенсации.

    Клерк

    Источник: https://zc43.ru/ispolzovanie-sluzhebnogo-transporta/

    Образец приказа об использовании служебного автомобиля

    Приказ на служебную поездку на служебном автомобиле

    Если автомобиль фирмы используется не только в служебных, но и в личных целях, нужно оформить правильные путевые листы. От того, по какой форме они составлены, зависит учет расходов на ГСМ при расчете налога на прибыль.

    Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением.

    Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ.

    Как фирме подстраховаться от претензий при налоговой проверке?

    Путевой лист: выбираем удобный вариант

    Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу.

    Исходя из разъяснений налоговиков*(1) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты авансовых платежей (т.е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости.

    Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование.

    Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является путевой лист, который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя*(2) .

    Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается.

    Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты*(3) :

    1) наименование и номер;

    2) сведения о сроке действия;

    3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

    4) сведения о транспортном средстве;

    5) сведения о водителе.

    При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы *(4) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.

    Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).

    Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.

    Эти же выводы подтверждает и судебная практика.

    Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании*(5) .

    Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход.

    Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами директора, приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы.

    Судьи сделали вывод, что при решении вопроса о документальном подтверждении расходов для определения базы по налогу на прибыль принимаются любые, даже косвенные доказательства.

    Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы и в совокупности с иными первичными документами, оформленными надлежащим образом, подтверждают их экономическую оправданность.

    Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа*(6). Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.

    Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, платежные поручения, нормы расхода топлива, утвержденные приказом руководителя. Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом.

    Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

    Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования. При этом путевой лист можно оформлять на любой срок – от одного дня до одного месяца*(7) .

    И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т.ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

    Минусы унифицированного путевого листа

    Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения»и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается*(8) .

    Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные»адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей.

    Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей исчисления прибыли эти затраты на бензин.

    Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные страховые взносы*(9) .

    НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным*(10) .

    Списание топлива – строго по норме

    Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте”*(11) .

    Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению.

    Следовательно, во избежание претензий налоговиков количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях*(12) .

    В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля*(13).

    М. Кузнецова,

    аудитор аудиторской компании «Бетроен»

    Экспертиза статьи:

    С. Родюшкин,

    служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт

    «Актуальная бухгалтерия », N 6, июнь г.

    *(1) письмо УФНС России по г. Москве от 30.06. N 16-15/068679@

    Источник: http://mirshablonov.my1.ru/publ/rasporjazhenija_podchinennym/obrazec_prikaza_ob_ispolzovanii_sluzhebnogo_avtomobilja/23-1-0-2021

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.