+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

План работы экспертной комиссии организации образец

План работы архива на год

План работы экспертной комиссии организации образец

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).

Доступ в помещение архива предоставляется строго  определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию.

Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Выполнение работ – в течение года.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

  • количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  • количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

  • документы должны быть сброшюрованы;
  • листы в деле должны быть пронумерованы;
  • должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации – создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Выполнение работ – в течение года.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.).

Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени.

Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации[2] документа.

Выполнение работ:

  • санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
  • снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
  • контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д.

Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование.

Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение – исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

  • для сотрудников организации  – руководителем (заведующим) архива;
  • для сотрудников сторонних организаций – разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.

Выполнение работы – в течение года.

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).
МесяцДополнительные виды работ
Январь
  1. Подготовка и передача в структурные подразделения информации о необходимости подготовить документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив (в виде служебных записок, выписки из приказа руководителя, распоряжения председателя экспертной комиссии и др.*).
  2. Передача в структурные подразделения номенклатуры дел отделов для формирования и ведения делопроизводства**.
  3. Прием закрытых производством дел в архив на основании передаточных актов (описей)***.
  4. Составление отчета о работе архива за IV квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.) и за год
ФевральПроверка состояния сохранности документов на электронных носителях  для технических архивов
МартПроверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование
АпрельСоставление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.))
МайПроверка состояния сохранности документов на бумажных носителях
Июнь
  1. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/6_2015/plan_arhiva/

План работы экспертной комиссии организации образец

План работы экспертной комиссии организации образец

  • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Е сли в организации создается архив, это означает, что очень скоро начальника отдела кадров или директора по персоналу пригласят в экспертную комиссию – специальный совещательный орган при генеральном директоре. Что это за комиссия, каковы ее цели и задачи, на основании каких документов она действует и что, собственно, ждут делопроизводители от главного кадровика компании, рассказывается в этой статье.

Экспертная комиссия

Экспертная комиссия (ЭК) в организации создается для проведения экспертизы ценности документов (п. 4.7 Правил работы архивов от 2015 года 1 ). Это совещательный орган при руководителе организации, он создается приказом и действует на основании положения.

Основной задачей ЭК является организация и проведение экспертизы ценности документов.

Основными функциями ЭК являются:

  • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;
  • подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
  • методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Проще говоря, экспертная комиссия работает в компании для того, чтобы в ней, во-первых, не хранились ненужные документы, а во-вторых, не были случайно уничтожены нужные.

«Центр» правильно организованной ЭК в компании находится в отделе делопроизводства, конкретно – в архиве. Как и всякая комиссия, экспертная имеет председателя, секретаря и несколько других участников.

Состав комиссии

Председателем ЭК обычно назначается топ-менеджер, которому подчиняется отдел делопроизводства, например, административный директор, директор по общим вопросам и т.д. В небольших организациях в ЭК председательствует лично генеральный директор. Секретарем становится работник, ответственный за архив, или руководитель архива.

Членами ЭК обычно являются:

  • главный кадровик, который отвечает за экспертизу документов по личному составу;
  • главный бухгалтер, который отвечает за финансовые документы и документы по налогам;
  • главный инженер (строитель, производственник и т.д.), который отвечает за документы по профильной деятельности организации;
  • главный безопасник, который следит за соблюдением экономической и информационной безопасности при экспертизе ценности и уничтожении документов в целом.

См. статью «Помещение для хранения документов по личному составу»

Обратите внимание: в ЭК входят топ-менеджеры по самым важным направлениям деятельности организации. Именно топы, потому что начальник отдела в составе дирекции не имеет достаточных полномочий, а часто и компетенций.

Объясним это на примере дирекции по персоналу: если в нее входят отдел учета и движения персонала и отдел труда и заработной платы (ОТиЗ), то в ЭК отправится глава дирекции, потому что начальник отдела учета и движения не может принимать решения за коллегу из ОТиЗ и наоборот.

Главный юрист организации тоже может быть членом комиссии (особенно если в компании большой массив судебной и договорной документации), наблюдая за правовыми аспектами деятельности организации в целом.

Положение об ЭК

Положение об экспертной комиссии разрабатывается делопроизводителями, а члены ЭК знакомятся с ним на стадии согласования.

Обычно данное положение об экспертной комиссии создается на основе примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 (далее – примерное положение), и упомянутых выше Правил работы архивов от 2015 года. Можно ознакомиться с этими документами заранее, чтобы понять, что потребуется от члена ЭК.

План работы ЭК

В организациях с постоянно действующим архивом или организованной системой хранения документов принято составлять ежегодный план работы экспертной комиссии. Кто утверждает этот план, должно быть написано в Положении об ЭК.

Согласно примерному положению это руководство организации (п. 5.2). Однако есть и другой вариант: сама ЭК может утвердить себе план работы на следующий год на последнем в текущем году заседании.

В гриф утверждения в этом случае будут помещены регистрационные данные протокола заседания.

С планом, конечно, работать проще: это страховка от того, что во время очередного аврала явится архивариус с сообщением, что начальника отдела кадров ждут на экспертизу ценности документов в какой-нибудь отдел или, что еще интереснее, отдаленный филиал.

Фрагмент плана работы экспертной комиссии на год

Обратите внимание: в плане не указываются точные даты проведения мероприятий. Члены ЭК являются топ-менеджерами организации и очень занятыми людьми, собрать их в одно время в одном месте непросто. Этим будут заниматься работники архива, а членам ЭК просто нужно иметь в виду, что в указанные периоды им, скорее всего, придется принять участие в заседании.

Что нужно знать члену экспертной комиссии

Член ЭК, ответственный за экспертизу конкретного пласта документов в компании, должен знать особенности и сроки хранения этих документов. Больше от него ничего не требуется, а эти знания не выходят за пределы профессиональной компетенции начальника отдела. Кадровик не обязан знать, сколько хранятся годовые отчеты, за которые отвечает главбух.

Поэтому для эффективной работы в ЭК организации руководитель отдела кадров должен ознакомиться:

  1. с обязанностью хранения организацией документов по личному составу независимо от того, есть ли в ней архив (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»);

Источник: https://advokat-bondarenko.ru/trudovoe-pravo/plan-raboty-ekspertnoj-komissii-organizatsii-obrazets.html

Примерное положение об экспертной комиссии организации

План работы экспертной комиссии организации образец

Зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018.
Регистрационный № 51357. 

  1. Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

  2. Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.

  3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

  4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.

    В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).

    Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.

  5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст.

     4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст.

     19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.
     

    II. Функции ЭК

  6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

    6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

    6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

    а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

    б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

    в) описей дел по личному составу;

    г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

    д) номенклатуры дел организации;

    е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

    ж) актов об утрате документов;

    з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

    и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

    к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

    6.3.

    Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

    6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

    6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

    6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
     

    III. Права ЭК

  7. ЭК имеет право:

    7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

    7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

    а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

    б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

    7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

    7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

    7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

    7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
     

    IV. Организация работы ЭК

  8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

  9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

  10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

  11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении поровну решение принимает председатель ЭК.

    Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

  12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Источник: http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-expert-comission.shtml

Проведение экспертизы ценности документов

по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году.

Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е.

нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел.

Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.

Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

План работы экспертной комиссии архива, образец

№ 7 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 24 июня 2016 г. № 6 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 26 мая 2016 г.

№ 5 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 26 апреля 2016 г. № 4 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 28 марта 2016 г. № 3 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 24 февраля 2016 г.

№ 2 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 22 января 2016 г.

№ 1 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 28 декабря 2015 г. № 13 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 24 ноября 2015 г. № 12 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 19 ноябра 2015 г.

№ 11 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 23 октября 2015 г. № 10 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 18 сентября 2015 г. № 9 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 23 июля 2015 г.

№ 8 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 25 июня 2015 г. № 7 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 26 мая 2015 г. № 5 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 23 апреля 2015 г.

№ 4 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 20 марта 2015 г.

№ 3 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 25 февраля 2015 г.

№ 12 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 18 ноября 2014 г. № 11 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 22 ноября 2014 г. № 10 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 17 сентября 2014 г.

№ 9 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 15 августа 2014 г.

№ 8 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 14 июля 2014 г.

Для структурных подразделений своей организации возможно составить план-график приема-передачи документовНоябрь

  1. Разработка (доработка) номенклатуры дел.
  2. Составление плана работы архива на следующий календарный год

Декабрь

  1. Заполнение годовых итоговых записей в регистрационных журналах, уточнение общего количества дел, поступивших на хранение и выбывших из архива.Составление паспорта архива по состоянию на 31 декабря текущего года.
  2. Представление номенклатуры дел на согласование в государственный (муниципальный) архив.
  3. Разработка плана работы архива на следующий календарный год.
  4. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.
  5. Проведение санитарного дня.
  6. Подготовка (проведение) заседания ЭК.

Протокол заседания экспертной комиссии Важно При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов. Инфо Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком.

При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда.

Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации[2] документа. План работы архива на год Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель 5.

Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц.

В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Выполнение работ – в течение года. Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам Учет документов – это важная функция работы архива.

Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. IV квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.

) и за годФевраль Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов Март Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование Апрель Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)) Май Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях Июнь

  1. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.
  2. Организация работы по проведению экспертизы ценности документов с временным (свыше 10 лет) и истекшими сроками хранения (ст.

При этом необходимо обратить особое внимание руководителей структурных подразделений на документацию, подлежащую передаче в архив после закрытия дела или по истечении 3 лет после закрытия дела, если эта документация необходима для оперативной работы. ***Если к приему планируется большой объем документации, можно составить план-график для структурных подразделений, где указать, в каком квартале (месяце) архив будет готов принять документацию от данного структурного подразделения.

****Формы актов, в зависимости от вида документов, приведены в Приложении 9 к Основным правилам работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденным приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71, и в Приложении 4 к п.

Источник: https://De-Jure-Sochi.ru/plan-raboty-ehkspertnoj-komissii-organizacii-obrazec-45918/

План работы экспертной комиссии архива организации образец

План работы экспертной комиссии организации образец

План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия. Учетные документы архива предприятия В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений.

Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом генерального директора Компании из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы и других сотрудников, имеющих опыт работы в сфере делопроизводства и специальное образование.

Организация работы ведомственного архива

Периодически возникают обстоятельства, когда нужно поднять архив для актуализации находящихся там документов.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь ЭК.

Приказ о создании экспертной комиссии образец бланк Таким образом, принимая решение о создании архива, в первую очередь мы определяем, какой документальный комплекс у нас есть или что мы собираемся хранить в архиве.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации[2] документа. План работы архива на год Плановый прием документов в архив.

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел). 6.

Утвердить «Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства образования и науки Республики Хакасия».

План работы экспертной комиссии

Факт проведенной работы оформляется как протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов.

Рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел. Плановый прием документов в архив. 2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел. 3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат. 4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель 5.

Вопросы относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться эта информация:

  • Дата.
  • Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
  • Распоряжение.
  • Способ избавления от бумаг.

Доброго дня! Подскажите пожалуйста, в приложении 46 (план работы архива) есть графа срок использования. Что в нем писать? Я уже просто с этим планом голову сломала.

К таким органам относятся: — экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива; — научный совет (для координации исследовательской и издательской работы); — комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Ноябрь

  1. Разработка (доработка) номенклатуры дел.
  2. Составление плана работы архива на следующий календарный год

К таким органам относятся: — экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива; — научный совет (для координации исследовательской и издательской работы); — комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Данное постановление вступает в силу со дня обнародования в местах, определенных Уставом муниципального образования сельского поселения «Зеленец».

Порядок составления протокола заседания экспертной комиссии по уничтожению бумаг

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием их должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих лиц не указываются.

Часто к архивным документам относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя их в самых дальних пыльных углах. Между тем, востребованы эти документы могут быть в течение весьма долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг может аукнуться во время переговоров, проверок, судебных разбирательств.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой специалистов.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения генеральным директором Компании. В необходимых случаях решения экспертной комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением архивной службы.

Давать указания специалистам, ответственным за работу с документами, по вопросам делопроизводства, экспертизы ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

Решения ЭК принимаются большинством . Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК и утверждаются директором Учреждения (приложение № 1). Документирование деятельности ЭК Учреждения и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.