+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Письмо о подтверждении задолженности образец

Содержание

Письмо о подтверждении задолженности образец

Письмо о подтверждении задолженности образец

13515 – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций.

В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо? Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом или, например, акта о получении товара и т.п.

(при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их). Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере.

Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом. Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е.

печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью. Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации. Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу. В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение. Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Справочник Бухгалтера

Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему.

Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений. Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!».

Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы.

Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе.

Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения. Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения.

Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности.

Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков.

При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…».

Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке. Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии.

Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью.

Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны.

В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Письмо о задолженности образец

На сегодняшний день сумма Вашей общей задолженности перед ООО «Без границ» составляет 100 000 рублей. Если долг не будет погашен в указанные сроки, мы будет вынуждены обратиться в суд.

Уважаемый Виктор Александрович, Согласно договору №45 от 1.02.2014 года компания-подрядчик ООО «Без границ» выполнила для компании-заказчика ООО «Дело.ру» работы по доставке строительного оборудования на сумму в 500 000 рублей 89 копеек.

Источник: https://De-Jure-Sochi.ru/pismo-o-podtverzhdenii-zadolzhennosti-obrazec-45918/

Гарантийное письмо: как составить правильный документ

В официальном документообороте субъектов предпринимательской деятельности наряду с договорами поставки и купли-продажи имеет место гарантийное письмо от покупателя об оплате.

Подобный документ не является обязательным, в большинстве случаев он составляется в случаях, когда один из деловых партнеров (поставщик) сомневается в обязательности покупателя относительно погашения последним имеющейся задолженности.

По своей сути письмо, гарантирующее оплату, не заменяет основного договора, а является лишь одним из инструментов бизнес-переписки. Такой документ преследует следующие цели:

  1. предложение поставить товар (оказать услугу) на условиях отложенной оплаты;
  2. констатация конкретного срока погашения долга;
  3. подтверждение контрагентом дебиторской задолженности в случае невозможности исполнения финансовых обязательств в установленные сроки;
  4. обязательство выполнить некоторые условия для третьих лиц (предоставление арендного помещения, например).

Кроме того, имеющееся гарантийное письмо, составленное по всем правилам, может быть принято судом как доказательство непогашенной задолженности для определения срока исковой давности либо при отсутствии письменного договора между сторонами.Поскольку гарантийное письмо не является унифицированным документом, его содержание зависит от конкретного предназначения и вида.

В документообороте распространены следующие модификации подобных деловых бумаг:

  1. подтверждение потенциальным арендодателем предстоящего заключения договора аренды;
  2. верификация не оплаченной вовремя задолженности;
  3. заверение о предстоящем приёме на работу сотрудника после выполнения определённых условий.
  4. удостоверение того, что услуга либо работа будет исполнена в определённый период;

Подобный документ является наиболее распространённым в деловой переписке между контрагентами.

Чаще всего такие письма составляются в случае, когда получатель товара/услуг не может вовремя выполнить свои финансовые обязательства перед поставщиком в силу сложившихся обстоятельств.

В тексте гарантийного письма, подтверждающего задолженность, обязательно должны присутствовать реквизиты (дата и номер) основного документа, по которому совершена поставка товара — договора, счёта, накладной.

Важно: при составлении гарантийного письма целесообразно прописать размер штрафных санкций, предусмотренных основным договором при просрочке оплаты — это будет подтверждением ответственности покупателя.Официальная бумага такого вида гарантирует исполнение работ, предусмотренных основным договором, к конкретному сроку.

В ряде случаев подобный документ может быть составлен на преддоговорном этапе и подтверждать намерение исполнителя выполнить перечисленные работы.В документе гарант обязан зафиксировать весь выполняемый объём работ/услуг и подтвердить, что конечный результат будет соответствовать действующим стандартам качества (ГОСТу, СНиПам).Обратите

urist-consultant.ru

Исходя из обстоятельств и целей, которые преследуются при составлении документа, можно применять подходящий шаблон. Документ с гарантиями обязательно требует подписи руководителя. Если содержание письма не связано с финансовыми вопросами, то достаточно росчерка директора/генерального директора.

В гарантийных письмах, подтверждающих оплату, выполнение работ или последующее трудоустройство сотрудника необходимо наличие визы главного бухгалтера.

При составлении документа должности подписантов прописываются полностью, без сокращений.

Важно Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Рекомендую сохранить мой телефон.

Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы. Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной. Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями, Имя, должность, название компании.

  1. когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше. При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  • Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении.

Либо по причине возникновения дополнительных расходов на хранение, вызванных свойствами вещи о которых не предупредил поклажедатель. В этом случае, помимо тарифа за услуги по хранению, поклажедатель может быть вынужден оплатить штрафные санкции. Образец претензионного письма можно скачать по ссылке .

Источник: https://indsn.ru/pismo-o-podtverzhdenii-zadolzhennosti-obrazec-96694/

Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры

Письмо о подтверждении задолженности образец

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

  • получение заказа / оплаты;
  • принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  • согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы.
Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов.

Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом.

Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости.

Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения.

Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

  • Хочу подтвердить…
  • Данное письмо подтверждает…
  • Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
  • и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

  1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
  2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».

  3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
  4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.

  5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению.

    Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,ФИО, должность, название организации,

Контактные данные.

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,Имя, должность, название компании.

Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

Источник: https://master-rezume.com/pismo-podtverzhdenie

Гарантийное письмо: как составить правильный документ

Письмо о подтверждении задолженности образец

В официальном документообороте субъектов предпринимательской деятельности наряду с договорами поставки и купли-продажи имеет место гарантийное письмо от покупателя об оплате.

Подобный документ не является обязательным, в большинстве случаев он составляется в случаях, когда один из деловых партнеров (поставщик) сомневается в обязательности покупателя относительно погашения последним имеющейся задолженности.

Понятие гарантийного письма

По своей сути письмо, гарантирующее оплату, не заменяет основного договора, а является лишь одним из инструментов бизнес-переписки. Такой документ преследует следующие цели:

  • подтверждение контрагентом дебиторской задолженности в случае невозможности исполнения финансовых обязательств в установленные сроки;
  • констатация конкретного срока погашения долга;
  • предложение поставить товар (оказать услугу) на условиях отложенной оплаты;
  • обязательство выполнить некоторые условия для третьих лиц (предоставление арендного помещения, например).

Кроме того, имеющееся гарантийное письмо, составленное по всем правилам, может быть принято судом как доказательство непогашенной задолженности для определения срока исковой давности либо при отсутствии письменного договора между сторонами.

Виды

Поскольку гарантийное письмо не является унифицированным документом, его содержание зависит от конкретного предназначения и вида. В документообороте распространены следующие модификации подобных деловых бумаг:

  • верификация не оплаченной вовремя задолженности;
  • удостоверение того, что услуга либо работа будет исполнена в определённый период;
  • подтверждение потенциальным арендодателем предстоящего заключения договора аренды;
  • заверение о предстоящем приёме на работу сотрудника после выполнения определённых условий.

Письмо о подтверждении оплаты

Подобный документ является наиболее распространённым в деловой переписке между контрагентами. Чаще всего такие письма составляются в случае, когда получатель товара/услуг не может вовремя выполнить свои финансовые обязательства перед поставщиком в силу сложившихся обстоятельств.

В тексте гарантийного письма, подтверждающего задолженность, обязательно должны присутствовать реквизиты (дата и номер) основного документа, по которому совершена поставка товара — договора, счёта, накладной.

Важно: при составлении гарантийного письма целесообразно прописать размер штрафных санкций, предусмотренных основным договором при просрочке оплаты — это будет подтверждением ответственности покупателя.

Письмо о выполнении работ или услуг

Официальная бумага такого вида гарантирует исполнение работ, предусмотренных основным договором, к конкретному сроку. В ряде случаев подобный документ может быть составлен на преддоговорном этапе и подтверждать намерение исполнителя выполнить перечисленные работы.

В документе гарант обязан зафиксировать весь выполняемый объём работ/услуг и подтвердить, что конечный результат будет соответствовать действующим стандартам качества (ГОСТу, СНиПам).

Обратите внимание: если предусматривается поэтапная сдача работ, то в гарантийном письме допускается указание нескольких сроков выполнения — по каждому этапу отдельно.

Гарантия на предоставление юридического адреса

Документ предоставляется в территориальный налоговый орган вновь создаваемым юридическим лицом при отсутствии у него собственного или арендуемого помещения. В тексте потенциальный арендодатель подтверждает, что после регистрации ЮЛ местом его нахождения (юридическим адресом) будет являться конкретное местоположение.

В тексте документа будущий арендодатель указывает точные характеристики предоставляемого помещения — адрес, номер офиса (при наличии), площадь. Кроме того, владелец объекта недвижимости обязан указать реквизиты документа-основания, согласно которому он имеет право распоряжаться конкретным помещением. Заверенные копии этого документа являются неотъемлемым приложением гарантийного письма.

Имейте в виду: в случае, когда место нахождения будет предоставляться на условиях договора субаренды, то автор гарантийного письма должен приложить имеющийся у него договор с владельцем, где прописан пункт, подтверждающий право на сдачу помещения в субаренду.

Письмо о приёме на работу

Подобный официальный документ необходим для предъявления в государственные структуры определёнными категориями граждан:

  • лицами, отбывающими наказание либо недавно вышедшими на свободу — в органы административного надзора;
  • студентами — в администрацию учебного заведения;
  • безработными гражданами, состоящими на учёте в службе занятости для переобучения;
  • трудовыми мигрантами и гражданами-иностранцами — в ФМС.

В гарантийном письме организация-работодатель должна указать должность, на которую будет принят сотрудник, размер его заработной платы и предоставляемые социальные гарантии.

Обязанности автора

При составлении гарантийного письма недопустимы расплывчатые и общие формулировки. В случае, когда автор отправляет документ, гарантирующий оплату или исполнение работ, отписываясь стандартными фразами, может возникнуть повод заподозрить его в нежелании выполнять свои обязательства. А это — прямая причина обращения в суд.

Чтобы избежать судебных разбирательств и потери деловой репутации, оформляя гарантийное письмо, необходимо подробно изложить все существенные факторы:

  • подтверждение конкретного обязательства с непременной ссылкой на первичные документы;
  • указание суммы задолженности и чёткого срока её погашения;
  • полные характеристики предмета письма — полученного товара, объекта выполнения работ, перечень услуг;
  • обстоятельства, в силу которых невозможна оплата в оговоренные ранее сроки или выполнение предусмотренных договором работ.

Для чёткой идентификации отправителя гарантийного письма документ составляется на фирменном бланке, в тексте должны присутствовать адрес и банковские реквизиты гаранта, подписи (с расшифровкой) распорядителя финансов, синяя печать.

Знайте: информация, содержащаяся в гарантийном письме, не может быть изменена в одностороннем порядке по воле автора. Невыполнение прописанных в документе сроков могут быть существенным мотивом для обращения в суд.

Законная сила гарантийного письма

Нормы гражданского права не содержат никаких указаний относительно понятия гарантийного письма. В договорных отношениях между бизнес-партнёрами отправлению подобной бумаги отведена роль психологического фактора, подтверждающего добросовестность составителя и его честные намерения.

Однако в судебном процессе документ, в котором зафиксирована и подтверждена задолженность, может служить прямым доказательством «вины» автора гарантийного письма.

Для того чтобы суд принял во внимание информацию, содержащуюся в документе, и вынес положительное решение о выплате задолженности, необходимо, чтобы письмо было составлено юридически грамотно и подкреплено позициями сторон, наличием основного договора и первичной документацией.

Исходя из арбитражной практики, можно определить единственный момент, при котором наличие гарантийного письма с подтверждением долга будет иметь решающую силу — это прерывание срока исковой давности.

Согласно ГК РФ, срок, в течение которого кредитор может взыскать задолженность, составляет три года.

Безошибочно составленное гарантийное письмо не только является существенным элементом делового документооборота, но и сможет в ряде случае заменить собой стандартный договор.

Когда документ может быть признан недействительным

Несмотря на то, что закон никак не предусматривает форму гарантийного письма, неверно составленный документ может стать причиной объявления его недействительным. Основной причиной, по которой гарантийное письмо может быть признано ничтожным, является нечёткость формулировок, невозможно точно определить намерения автора.

Основными факторами, влияющими на действительность гарантийного письма, могут быть:

  • несоблюдение делового стиля;
  • подпись лицом, не имеющим достаточных полномочий;
  • нарушение предусмотренной структуры документа;
  • отсутствие налоговых и банковских реквизитов компании, составляющей письмо;
  • неверно проставленная сумма задолженности, неуказание номера и даты первичного документа-основания.

Чтобы написанное гарантийное письмо было полностью легитимным, следует чётко соблюдать правила его составления.

Правильное гарантийное письмо: как избежать ошибок

Документ, содержащий гарантийные обязательства, составляется на фирменном бланке организации. В шапке формуляра должны присутствовать следующие данные:

  • полное название ЮЛ или ФИО ИП;
  • налоговые данные — ОГРН, ИНН и КПП;
  • место нахождения (почтовый адрес с индексом);
  • реквизиты банка и расчётный счёт;
  • контактные сведения.

Наименование письма или его тему указывать не обязательно. Однако в документе должны быть зафиксированы дата оформления и номер по регистру исходящей корреспонденции.

В теле гарантийного письма на оплату долга необходимо указать:

  • размер имеющейся задолженности (цифрами и прописью);
  • срок уплаты;
  • список товаров/работ/услуг, относительно которых имеется задолженность с перечнем первичных документов;
  • форма ответственности за невыполнение обязательств в предопределенный срок с расчетом штрафных санкций.

Если гарантийное письмо составлено на нескольких страницах, то требуется сшить документ, а в нижней части каждой страницы проставить визу руководителя.

Образцы

Для облегчения оформления гарантийного письмо целесообразно воспользоваться образцом. Исходя из обстоятельств и целей, которые преследуются при составлении документа, можно применять подходящий шаблон.

Подтверждение юридического адреса

Гарантийное письмо о подтверждении юридического адреса

Подтверждение оплаты

Гарантийное письмо о подтверждении оплаты задолженности

Гарантия трудоустройства

Гарантийное письмо о трудоустройстве

Кто подписывает

Документ с гарантиями обязательно требует подписи руководителя. Если содержание письма не связано с финансовыми вопросами, то достаточно росчерка директора/генерального директора. В гарантийных письмах, подтверждающих оплату, выполнение работ или последующее трудоустройство сотрудника необходимо наличие визы главного бухгалтера.

При составлении документа должности подписантов прописываются полностью, без сокращений. Когда гарантийное письмо подписывается уполномоченным должностным лицом, то целесообразно приложить доверенность на право подписи, выданную организацией.

Вручение документа

Доставить гарантийное письмо заинтересованному лицу можно традиционными способами — воспользовавшись услугами почтовой связи или при личном визите.

На практике документы чаще переправляются посредством факса или при помощи электронной почты.

Пересылка гарантийного письма на электронный почтовый ящик допускается, если адрес достоверно известен отправителю и зафиксирован в основном договоре.

Безошибочно составленное гарантийное письмо не только является существенным элементом делового документооборота, но и сможет в ряде случае заменить собой стандартный договор.

Источник: https://urhelp.guru/nedvizhimost/dokumenty/garantiynoe-pismo.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.