На какой счет списать канцелярию

Содержание

Бухгалтерский учет канцтоваров

На какой счет списать канцелярию

Методические указания по учету материально-производственных запасов, а конкретнее – пункт 49 этого документа, раскрывает основы учета данных операций:

Для оприходования и приемки канцтоваров, купленных за наличный или безналичный расчет, оформляется приходный ордер (унифицированная форма №М-4);
Складское движение материальных ценностей фиксируется по видам, размерам, сортам. Этот аналитический учет осуществляется в специальных карточках (ф. № М-17), заведенных по каждому номенклатурному номеру запасов.

Важно: ведение карточек возлагается на материально-ответственное лицо. Основанием для внесения записей являются первичные приходно-расходные документы, датированные днем совершения хозяйственных операций.

К учету канцтовары принимают по их фактической себестоимости (сумме покупки за вычетом НДС) – основание для такого подхода закреплено в ПБУ 5/01 «Учет МПЗ», пп. 2,5,6.
Синтетические счета для бухучета канцтоваров.

Поступающие в организацию по накладным и кассовым чекам канцелярские товары приходуются по дебету 10 счета «Материалы».

Согласно Инструкции по применению Плана счетов компания вправе сама определить субсчет для учета каждого вида МПЗ. Одни бухгалтера используют для учета канцтоваров субсчет 10.01 «Канцтовары», другие – 10.

09 «Прочие материалы». Главное закрепить этот аспект в учетной политике компании.

Оплата канцелярских товаров может проходить безналичным путем через счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или наличными деньгами подотчетных лиц (через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).
60.01 51 Канцелярские товары оплачены поставщику Выписка с расчетного счета
10.01 60.01 Канцтовары приняты к учету Товарная накладная, Форма № М-4
19.03 60.01 Учет входного НДС Товарная накладная, Счет-фактура
68.02 19 Принятие НДС к учету Счет-фактура
71 50 Выданы подотчетные суммы сотрудникам Расходный кассовый ордер
10.01 71 Канцтовары приняты от подотчетного лица Товарный чек
50 71 Возврат неизрасходованных сумм полученного аванса в кассу Приходный кассовый ордер

Важно: если компания является плательщиком НДС, возникает вопрос: можно ли принимать к зачету «входной» НДС, выделенный отдельной строкой в приобретенных за наличные деньги документах? Здесь мнения специалистов очень отличаются.

Минфин считает, что единственный документ для предъявления НДС к вычету – счет-фактура. И розничные продавцы на ОСНО должны ее оформлять даже в случае оплаты наличными за товар.

Но с таким подходом не согласен Конституционный Суд России: применение вычета возможно и при отсутствии счета-фактуры на МПЗ (Определение от 02.10.2003 г. № 384-О).

Реализация требований п.5 ПБУ 6/01 (абз.4) об организации контроля за сохранностью МПЗ является весомым аргументом для учета канцтоваров с длительным сроком эксплуатации на забалансовом счете.

Порядок списания канцтоваров

При передаче канцелярских товаров и принадлежностей со склада структурным подразделениям компании оформляются унифицированные формы:

  • лимитно-заборная карта (ф. № М-8);
  • требование-накладная формы М-11;
  • накладная по типовой межотраслевой форме М-15.

Важно: некоторые бухгалтера затраты на заправку картриджей включают в статью расходов на канцелярские товары. Данный подход неверен, о чем свидетельствует пп.2 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Данные издержки необходимо относить на материальные расходы компании.

Если канцелярский товар отслужил свой срок, для его списания подразделение – получатель составляет соответствующий акт. Среди обязательной информации этого документа можно отметить следующие сведения:

  • Наименование и количество;
  • Учетная цена и сумма по всем наименованиям;
  • Куда израсходован объект МПЗ;
  • Если есть – норматив расхода;
  • Прочая информация на усмотрение составителей.

Пример записи на счетах синтетического учета при списании канцтоваров на общехозяйственные нужды:

Дебет счета Кредит счета Описание проводки Документ-основание
26 10.01 Списаны на нужды бухгалтерии бумага и ручки Требование-накладная

Форму акта на списание и состав комиссии компания утверждает локальными нормативными актами (приказами, положениями и т.д.). Некоторые бухгалтера модифицируют ф. №М-11, дополняя ее нужными реквизитами – пользуются видоизмененным документом для списания канцтоваров по истечении срока их эксплуатации.

Важно: форма требования-накладной утверждается Учетной политикой компании для использования и для списания материалов.

На какой счет списывать канцтовары в бухгалтерии — учет и примеры

Канцтовары принимаются к учету на основании накладной поставщика по форме Торг-12.Если канцелярские товары куплены в розницу подотчетным лицом, то канцтовары принимаются к учету на основании авансового отчета с приложенным к нему товарным или кассовым чеком, в котором указано наименование товара.

Бухгалтерский учет и документальное оформление приобретения и использования канцелярских товаров

Приобретенные канцелярские товары принимаются к учету в качестве такого объекта материально-производственных запасов (МПЗ), как материалы, по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат на их приобретение (п.

п. 2, 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).Канцтовары можно приходовать любым из двух вариантов (п.

3 ПБУ 5/01):

  • или по каждой позиции (например, ручка шариковая синяя, бумага формата А4, фотобумага, карандаш простой, папка-регистратор, папка-скоросшиватель);
  • или однородными группами (например, письменные принадлежности, бумага, папки).

Выбранный способ следует закрепить в Учетной политике.При передаче приобретенных канцтоваров материально ответственному лицу (на склад) необходимо сделать (п. 49 Методуказаний по учету МПЗ) следующее:

  • или составить приходный ордер (форма М-4);
  • или проставить на накладную поставщика штамп, содержащий наименование организации, дату получения канцтоваров материально ответственным лицом и очередной номер приходного ордера. Отдельно приходный ордер в этом случае не составляется. Материально ответственное лицо должно расписаться в накладной поставщика.

На дату передачи канцтоваров для использования по назначению их фактическая себестоимость признается расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5, 8, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Канцтовары списываются в расходы при передаче работникам, их использующим, на основании требования-накладной (форма М-11) (п. 93 Методических указаний по учету МПЗ).

Источник: https://accountingsys.ru/buhgalterskij-uchet-kantstovarov/

Как отразить в учете канцелярские товары – НалогОбзор.Инфо

На какой счет списать канцелярию

Отпуск канцтоваров со склада в подразделения организации оформите требованием-накладной по форме № М-11.

В ней укажите наименование подразделения, которому выданы канцтовары, номер счета, на котором учитываются затраты на содержание данного подразделения (например, счет 44 при передаче канцтоваров в отдел продаж) (п.

 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Если со склада канцтовары отпускаются в промежуточное подразделение организации (например, в АХО), то в момент передачи неизвестно, какое количество израсходует каждое подразделение организации (например, бухгалтерия, отдел закупок).

В этом случае по мере их расходования каждым подразделением нужно составлять акты (отчеты) в произвольной форме. В них следует указать наименование, количество, стоимость канцтоваров и подтвердить целесообразность их использования. На основании этих актов (отчетов) стоимость канцтоваров списывайте на затраты.

Такой порядок следует из пунктов 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Бухучет

В бухучете канцтовары учитывайте в составе материалов на счете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Приобретение канцтоваров оформляйте и отражайте в бухучете в обычном порядке, предусмотренном для материалов. Подробнее об этом см. Как отразить в учете поступление материалов.

Ситуация: нужно ли в бухучете включать в состав основных средств канцтовары, срок полезного использования которых превышает 12 месяцев? Например, ножницы, калькуляторы и т. п.

Канцтовары, стоимость которых не превышает лимита, установленного в учетной политике, можно учесть на счете 10 «Материалы» и единовременно списать при передаче в эксплуатацию.

Активы, соответствующие всем признакам основных средств и стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01).

Если организация решит воспользоваться таким правом, она должна зафиксировать это в учетной политике для целей бухучета.

При этом нужно выбрать конкретный лимит стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Устанавливая такой лимит, учтите, что его сумма не может превышать 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).

При отпуске канцтоваров со склада одновременно с составлением требования-накладной по форме № М-11 или акта (отчета) делайте проводку:

Дебет 23 (25, 26, 29, 44…) Кредит 10-9

– отнесена на затраты стоимость израсходованных канцтоваров.

Об этом говорится в пунктах 90, 93, 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Методы оценки стоимости

Стоимость, по которой канцтовары списываются со счета 10-9, определите одним из следующих способов:

  • по себестоимости каждой единицы запасов;
  • ФИФО;
  • по средней себестоимости.

Об этом сказано в пункте 58 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности и в пункте 16 ПБУ 5/01.

Метод оценки стоимости списываемых канцтоваров закрепите в учетной политике для целей бухучета. Такие правила установлены пунктом 73 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). При методе начисления сделайте это сразу в момент приобретения (п. 7 ст.

 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы на канцтовары учтите, только если они оплачены (п. 3 ст. 273 НК РФ). Подробнее об этом см.

Какие прочие расходы, связанные с производством и реализацией, учитывать по налогу на прибыль.

Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете налога на прибыль в момент их передачи в подразделение.

При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение канцтоваров. Организация применяет общую систему налогообложения

4 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2 000 руб. на покупку канцтоваров для организации (бумаги, степлеров, ручек и т. д.). Иванова действует от имени организации по доверенности.

5 апреля Иванова приобрела канцтовары на всю подотчетную сумму. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил ее авансовый отчет, а бухгалтер оприходовал полученные материалы. Вместе с авансовым отчетом Иванова представила в бухгалтерию счет-фактуру с выделенной суммой НДС (305 руб.), накладную и кассовый чек.

7 апреля все канцтовары были переданы в отдел маркетинга на основании требования-накладной. В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения. Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада.

В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи.

4 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2 000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля:

Дебет 60 Кредит 71
– 2 000 руб. – оплачена поставщику стоимость канцтоваров;

Дебет 10-9 Кредит 60
– 1695 руб. (2 000 руб. – 305 руб.) – оприходованы канцтовары;

Дебет 19 Кредит 60
– 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 305 руб. – принят к вычету входной НДС.

7 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-9
– 1695 руб. – учтена в составе общехозяйственных расходов стоимость канцтоваров.

В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил стоимость канцтоваров (1695 руб.) в состав прочих расходов.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на канцтовары, приобретенные в розницу через подотчетника? В товарном и кассовом чеках стоимость материалов отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене.

Ответ: нет, нельзя.

В налоговом учете можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документами, оформленными по требованиям законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся.

При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника.

Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров. Объясняется это следующим.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, которые подтверждены не только теми документами, что оформлены в соответствии с законодательством, но и теми, что косвенно подтверждают понесенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, организация вправе учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы на канцтовары на основании кассового и товарного чека, даже если в них стоит общая сумма, уплаченная за все приобретенные товары без расшифровки. И при этом имеется авансовый отчет сотрудника.

Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 2 октября 2008 г. № А55-911/2008 и от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32).

ОСНО: НДС

Входной НДС, предъявленный при приобретении канцтоваров, примите к вычету при наличии счета-фактуры (п. 2 ст. 171 НК РФ). Исключение из этого правила составляют случаи, когда:

В этих случаях входной НДС учитывайте в стоимости канцтоваров. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции, входной налог со стоимости канцтоваров распределите (п. 4 и 4.1 ст. 170 НК РФ).

УСН

Если организация платит единый налог с доходов, то при расчете налоговой базы стоимость канцтоваров не учитывайте (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, стоимость канцтоваров уменьшает налоговую базу (подп. 17 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Учесть расходы на приобретение канцтоваров можно сразу же после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете единого налога в момент их передачи в подразделения.

При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

Входной НДС по приобретенным канцтоварам тоже включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы по ЕНВД расходы на приобретение канцтоваров не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД, а приобретенные канцтовары использует в обоих видах деятельности, то стоимость этих канцтоваров нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ).

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре на приобретение канцтоваров, также нужно распределить. Распределите НДС по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Источник: http://NalogObzor.info/publ/uchet_i_otchetnost/uchet_materialov/kak_otrazit_v_uchete_kanctovary/40-1-0-1037

Можно ли проводить канцтовары одной строкой

На какой счет списать канцелярию

На практике учет канцтоваров является не очень приятным процессом в работе бухгалтерии, поскольку требует кропотливой и трудоемкой работы, занимающей много времени, при относительно небольших суммах в приходных документах. Как правильно оприходовать канцтовары, на каком счете учитывать, как списывать в себестоимость? Все эти вопросы постараемся рассмотреть в статье с учетом уже сложившейся практики.

Самым достоверным способом отражения информации, который является в то же время самым трудоемким, является учет по каждой единице товара. Т.е. как в накладных написано, так и ставим товар на учет: в количестве и сумме.

Для данного варианта учета используется бухгалтерский Здесь можно создать группу «Канцтовары», где указываются наименование товара по наименованию: «скоросшиватель», «папка с завязками» и пр. Учет канцтоваров оформляется бухгалтерской проводкой Д-т 10 К-т 60,71 и др.

На каком субсчете учитывать канцтовары в этом случае?

В принципе, большой разницы здесь нет, но важно закрепить данную позицию в учетной политике.

Вопрос: Мы постоянно покупаем канцтовары для офисных нужд.

Считаются ли канцтовары материалами и нужно ли каждый раз заносить в приходную накладную все канцтовары по отдельности? Может быть, можно просто указать «канцтовары по накладной»?

(«Учет. Налоги. Право», 2006, n 8)

«Учет.

Татьяна Работинская, главный бухгалтерОтвет: Да, канцелярские товары в бухгалтерском учете признаются материалами. Активы, используемые для управленческих нужд организации, принимаются к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов (п.

2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). Для учета такого имущества предназначен счет 10 «Материалы». Поступление и выдача канцтоваров отражается следующими проводками: Дебет 10 Кредит 60 — оприходованы канцтовары; Дебет 19 Кредит 60 — учтен входной НДС; Дебет 26 (44) Кредит 10 — списана стоимость канцтоваров на расходы.

Как отразить в учете канцелярские товары

Отпуск канцтоваров со склада в подразделения организации оформите требованием-накладной по форме № М-11.

В ней укажите наименование подразделения, которому выданы канцтовары, номер счета, на котором учитываются затраты на содержание данного подразделения (например, счет 44 при передаче канцтоваров в отдел продаж) (п. 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г.

№ 119н).

Если со склада канцтовары отпускаются в промежуточное подразделение организации (например, в АХО), то в момент передачи неизвестно, какое количество израсходует каждое подразделение организации (например, бухгалтерия, отдел закупок).

В этом случае по мере их расходования каждым подразделением нужно составлять акты (отчеты) в произвольной форме. В них следует указать наименование, количество, стоимость канцтоваров и подтвердить целесообразность их использования.

Как кардинально упростить учет канцтоваров

Во многих ситуациях советы опытных коллег помогут больше, чем официальные документы. Именно для таких вопросов мы открываем новую рубрику «Прошу совета».

В ней делятся опытом и дают практические рекомендации главные бухгалтеры. Вопросы, которые вы хотите обсудить на страницах газеты с коллегами, присылайте в редакцию по обычной или электронной почте с пометкой «Прошу совета».

Обращайтесь к нам — «УНП» найдет для вас квалифицированных советчиков и толковые советы!

Первой за советом к коллегам через «УНП» обратилась главный бухгалтер Евгения Затурина из Тюмени: «Наша компания покупает канцтовары очень часто и в большом количестве.

Документы, без которых канцтовары и другие офисные расходы списать не удастся

25 февраля 2016 г.

13:09 Александр Погребс, эксперт СКБ Контур Журнал «» № 2/2016 План вебинара: К учету производственных материалов бухгалтеры подходят серьезно.

Каждый бухгалтер по-своему учитывает канцтовары. Кто-то кропотливо приходует каждую позицию. Например, так: ручка гелевая Pilot черная, ручка синяя шариковая автоматическая BIC и т.д.

У инспекторов точно не будет нареканий к такому учету, но он требует много времени. Другой вариант – не учитывать каждую позицию отдельно, а писать «Канцтовары» и указывать количество.

Прошу совета. Как кардинально упростить учет канцтоваров

Первой за советом к коллегам через «УНП» обратилась главный бухгалтер Евгения Затурина из Тюмени: «Наша компания покупает канцтовары очень часто и в большом количестве.

Номенклатура огромная. До сих пор мы приходовали канцтовары по номенклатуре и сразу списывали по единице себестоимости. Но наименований купленных товаров порой столько, что только на ввод информации по всем позициям бухгалтер тратит несколько часов.

Можно ли решить проблему путем учета «канцелярки» каким-то другим способом?» Да, можно. Вот варианты, предложенные коллегами.

Вариант № 1: оформлять партию товара как единицу Главбух ООО «ТОР» из г.

Благовещенска Амурской области Виктория Цирульникова советует составить приказ директора, где прописать, что канцелярские товары закупаются только в необходимом количестве и сразу передаются в эксплуатацию.

Правильный бухучет канцтоваров

Только на первый взгляд может показаться: канцелярские товары – такая мелочь, чтобы «заморачиваться» с их бухгалтерским учетом. Но как показывает практика, многие опытные и только начинающие бухгалтера допускают массу ошибок в отражении канцтоваров на счетах бухучета.

Сколько специалистов, столько и мнений относительно отнесения приобретенных канцелярских принадлежностей на определенные синтетические счета. Но существуют общие правила, следование которым избавит бухгалтерию от нареканий со стороны проверяющих органов.

Методические указания по учету материально-производственных запасов, а конкретнее – пункт 49 этого документа, раскрывает основы учета данных операций: Для оприходования и приемки канцтоваров, купленных за наличный или безналичный расчет, оформляется приходный ордер (унифицированная форма №М-4); Складское движение материальных ценностей фиксируется по видам, размерам, сортам.

На какой счет оприходовать канцтовары

Copyright: фотобанк Лори Учет канцтоваров – весьма кропотливая работа при относительно небольших суммах затрат.

Тем не менее бухгалтеру делать ее необходимо и важно разобраться, как оприходовать канцтовары, на какой счет их отнести и как списывать отслужившие.

Канцелярские товары (КТ) принимают к учету в качестве МПЗ по фактической себестоимости, т.е. сумме затрат на их покупку (ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»):

  1. либо на основании авансового отчета с приложенными к нему товарным/кассовым чеком, если «канцелярка» приобреталась подотчетником.
  2. по накладной, выписанной поставщиком;

Прием и оприходование КТ оформляют приходным ордером формы № М-4.

Движение канцтоваров в кладовой ведется в карточках учета материалов формы № М-17 по видам, наименованиям, сортам, товарным группам (если выбран соответствующий способ учета КТ).

Как правильно вести учет канцтоваров

Учет и отчетность

Источник: https://pila-diski.ru/mozhno-li-provodit-kanctovary-odnoj-strokoj-35762/

Учет канцелярских товаров на предприятии

На какой счет списать канцелярию

Учет канцтоваров весьма кропотливая работа при относительно небольших суммах затрат. Тем не менее бухгалтеру делать ее необходимо и важно разобраться, как оприходовать канцтовары, на какой счет их отнести и как списывать отслужившие.

Учет канцтоваров в бухгалтерии

Канцелярские товары (КТ) принимают к учету в качестве МПЗ по фактической себестоимости, т.е. сумме затрат на их покупку (ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»):

  • по накладной, выписанной поставщиком;
  • либо на основании авансового отчета с приложенными к нему товарным/кассовым чеком, если «канцелярка» приобреталась подотчетником.

Прием и оприходование КТ оформляют приходным ордером формы № М-4. Движение канцтоваров в кладовой ведется в карточках учета материалов формы № М-17 по видам, наименованиям, сортам, товарным группам (если выбран соответствующий способ учета КТ).

Заполняются карточки кладовщиком на основании предоставляемых приходно-расходных документов в день совершения хозоперации по приему или передаче в эксплуатацию.

На конец месяца в карточках выводятся остатки, которые затем подтверждаются росписью бухгалтера, свидетельствующей об идентичности данных аналитики и синтетического учета.

Канцтовары: на какой счет оприходовать

Счет учета канцтоваров10 «Материалы». Поступление их фиксируется по дебету счета на специально открытом субсчете или субсчете 10/9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

На практике применяют два варианта оприходования КТ:

  • по каждой позиции (к примеру, карандаш ТМ (цена – количество), бумага формата А4, папка с защелкой и т.д.);
  • по однородным товарным группам (например, принадлежности письменные, папки канцелярские и т.п.).

Выбрав приемлемый способ, следует отметить его в учетной политике фирмы. Надо сказать, что первый способ – наиболее достоверный и не вызывает вопросов у проверяющих органов.

Он уместен, когда фирмой практикуется приобретение большого количества канцелярских товаров, а затем постепенно выдается сотрудникам.

Ценен этот метод и возможностью контроля для расчета потребности канцтоваров в обеспечении нормального рабочего процесса фирмы.  

При любом способе оприходования, если приобретены канцтовары, проводки будут такими:
ОперацияД/тК/тОснование
Оплата канцтоваров6051Выписка банка
Приход на склад10/960Приходный ордер (ф-ма М-4), либо отмеченная штампом компании и росписью МОЛ накладная поставщика
НДС на приобретенные канцтовары1960Счет-фактура (ПДУ) поставщика
Учтен входной НДС6819
Обработка авансового отчета по покупке КТ6071Ав/отчет
Оприходование КТ1060ф-ма М-4
Входной НДС1960Документы на приход
НДС учтен6819Кассовый (товарный) чек с выделением суммы НДС

Списание канцтоваров

Поскольку КТ участвуют в рабочем процессе компании, списывают их на затраты по основной деятельности, т. е. на счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу».

Выдают канцтовары из кладовой по требованию-накладной формы № М-11, или разработанному в компании и закрепленному в учетной полтитике документу.

Стоимость канцтоваров включается в расходы на дату их передачи работникам. Бухгалтерская запись:

Д/т 26 (44) К/т 10 – на сумму канцтоваров, переданных в эксплуатацию.

Мы рассказали, на каком счете учитывать канцтовары на предприятиях, работающих на ОСНО. Другой алгоритм у фирм-«упрощенцев». Закон позволяет им списывать КТ на затраты обычной деятельности сразу же после приобретения. Поэтому оформлять передачу их в использование сотрудникам уже не придется. Стоимость КТ и НДС по ним (при предъявлении счета-фактуры) признаются расходами после их оплаты.

Подлежат ли возврату канцелярские товары

Возможность возврата приобретенных канцтоваров определяется, в основном, условиями покупки. В частности, имеет большое значение, кем приобреталась, не подошедшая по каким-то параметрам, «канцелярка».

Если покупка состоялась в частном порядке, т. е. физическим лицом для бытовых, например, школьных, нужд, то в действие вступает закон «О защите прав потребителей», позволяющий, при соблюдении определенных условий обменять, либо сдать качественные, но не подошедшие товары. Существует условие:

  • товары должны сохранять первоначальный товарный вид;
  • иметь целую упаковку;
  • период возможности возврата не должен превышать 14 календарных дней.

Заметим, что имеется Перечень качественных товаров, которые не подлежат обмену, но канцелярские товары не относятся к этой категории, а значит, вернуть или обменять их при соблюдении всех условий, можно. Если в момент обращения в продаже отсутствуют нужные товары и обмен осуществиться не может, то продавец обязан вернуть деньги в трехдневный срок.

При оформлении покупки предприятием, возврат канцелярских товаров становится весьма проблематичным, поскольку Гражданским Кодексом РФ не предусматривается возможность возврата или обмена качественной продукции, а упомянутый выше закон в таких случаях не применяется. Здесь остается надеяться на добрую волю продавца. 

Источник: https://spmag.ru/articles/na-kakoy-schet-oprihodovat-kanctovary

Как учитывать канцтовары в бухучете

В фирме канцелярские товары приобретаются работниками, которые зачастую предъявляют товарные чеки без расшифровки с записью «канцтовары» и числом купленных единиц. Как проводить это документы? Разрешается принимать канцелярские принадлежности к учёту как единицу, не разбивая на отдельных позиции.

Однако, имеется риск того, что налоговая инспекция будет оспаривать включение таких расходов в список затрат. Вопрос №2.

Нужно ли списывать канцелярские товары, которыми пользуются при работе сотрудники, но которые были выпущены с целью проведения рекламной акции и содержат логотипы и слоган компании? Да, такие канцтовары также списываются в общем порядке. Оцените качество статьи.

Иванова действует от имени организации по доверенности.
5 апреля

Иванова приобрела канцтовары на всю подотчетную сумму.

В этот же день руководитель «Альфы» утвердил ее авансовый отчет, а бухгалтер оприходовал полученные материалы.

Вместе с авансовым отчетом Иванова представила в бухгалтерию счет-фактуру с выделенной суммой НДС (305 руб.), накладную и кассовый чек.

7 апреля все канцтовары были переданы в отдел маркетинга на основании требования-накладной.

Внимание

В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения.

Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада.

В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи. 4 апреля: Дебет 71 Кредит 50– 2 000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой. 5 апреля: Дебет 60 Кредит 71– 2 000 руб. – оплачена поставщику стоимость канцтоваров; Дебет 10-9 Кредит 60– 1695 руб.

(2 000 руб.

Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры

При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч.
2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся. При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника.

Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 25 июня 2013 г.

Важно

ЕД-4-3/3/11515. Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров.

Объясняется это следующим.

На какой счет оприходовать канцтовары

На какой счет списать канцелярию

Учет канцтоваров весьма кропотливая работа при относительно небольших суммах затрат. Тем не менее бухгалтеру делать ее необходимо и важно разобраться, как оприходовать канцтовары, на какой счет их отнести и как списывать отслужившие.

Как списать канцтовары

На какой счет списать канцелярию

Начнем с канцтоваров. Обычно их принимают к учету по накладной от поставщика или на основании авансового отчета (если канцелярку купил сотрудник).

Как оприходовать

Каждый бухгалтер по-своему учитывает канцтовары. Кто-то кропотливо приходует каждую позицию. Например, так: ручка гелевая Pilot черная, ручка синяя шариковая автоматическая BIC и т.д. У инспекторов точно не будет нареканий к такому учету, но он требует много времени.

Другой вариант – не учитывать каждую позицию отдельно, а писать «Канцтовары» и указывать количество. Это экономит время. Но так невозможно контролировать запасы канцелярки.

К тому же к такому укрупненному учету инспекторы предъявят претензии. Во-первых, стоимость некоторых позиций может сильно различаться. Возьмем, к примеру, простую шариковую ручку и картридж для принтера. Ручка стоит 10–20 руб., а картридж – 1000 руб.

и даже больше. Во-вторых, канцтовары не всегда сразу отдают работникам. Часть остается у секретаря или на складе. А списать в расходы можно только ту канцелярку, что сотрудники уже получили и используют.

А если вся поставка учитывается как единица, то как делить товары?

Оптимальный вариант – учитывать канцтовары по однородным группам. Например, так: бумага для заметок, бумага для печати, ручки, карандаши, калькуляторы. Это не займет много времени. К тому же учет не искажается, так как стоимость товаров в одной группе примерно одинакова.

Метод, который выберете, закрепите в учетной политике в разделе «Сырье и материалы».

Вопрос участника

– В нашей компании канцелярку покупают сотрудники. Часто приносят чеки без расшифровки. Написано просто «Канцтовары» и указано количество. Как проводить такие документы?

– Вы можете принять канцтовары к учету как единицу, без разбивки на позиции. Но повторю, это рискованно. Общая сумма без расшифровки не устроит налоговиков. Они могут оспорить расходы. Попросите сотрудников переделать документы.

Учет в расходах на ОСНО и УСН

Смело списывайте канцтовары в расходы как на общей системе, так и на УСН. Организации на ОСНО учитывают их как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст.

264 НК РФ). Компании на УСН включают в расходы после оплаты на основании подпункта 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Разумеется, касается это только тех, кто платит налог с разницы между доходами и расходами.

Часто бухгалтеры допускают ошибку – списывают канцтовары сразу в момент покупки и не оформляют никаких документов. Тогда инспекторы вправе аннулировать затраты и доначислить налог. Чем больше сумма, тем выше риски. А за год на канцелярку организация тратится существенно.

Подтверждающие документы нужны всем без исключения. В том числе и организациям на упрощенке. Как и компании на общей системе, они ориентируются на пункт 1 статьи 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). А эта норма говорит, что расходы надо подтверждать документами.

Я объясню, какие бумаги нужны для списания. Представим, какой путь проходят канцтовары от покупки до использования.

Поступившие товары приходуют на счет 10 на основании товарной накладной. А если канцелярку купил подотчетник – то на основании товарного, кассового чека и авансового отчета.

Потом товары передают на склад либо напрямую сотрудникам или руководителям подразделений. Какими документами оформить такое перемещение? Если все покупки поступают на один склад, то дополнительные бумаги составлять не обязательно. Достаточно документов на покупку: накладной или чеков (п. 47 приказа Минфина от 28 декабря 2001 г. № 119н).

А вот если канцелярка поступает на разные склады или к разным материально ответственным лицам (МОЛ), то нужен приходный ордер (п. 49 приказа № 119н). Можно использовать унифицированную форму № М-4. Но она необязательна. Компания вправе разработать бланк сама.

Есть и другой вариант. Не составляйте отдельный приходный ордер. Вместо него на накладную поставьте штамп и заверьте его подписью МОЛ. На оттиске должны быть: название компании, дата получения товаров МОЛ и номер приходного ордера.

Отсутствие приходного ордера не влияет на налоговый учет. Этот документ – часть складского учета, правила которого компания устанавливает сама.

Когда канцелярку передадут работникам, ее можно списать в расходы. Главное составить документ, подтверждающий передачу. Им может быть требование-накладная по форме № М-11. Но она достаточно громоздкая. Вместо нее советую разработать и утвердить собственную форму.

Главное, чтобы в ней были обязательные реквизиты. Перечислю их. Прежде всего, это название документа, его дата, название компании, содержание операции, ее натуральные и денежные измерители. Также не обойтись без Ф. И.О., должностей и подписей ответственных лиц (п. 2 ст.

9 Закона о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Обычно в небольших компаниях работа с канцтоварами устроена просто. Секретарь собирает заявки, заказывает канцелярку у поставщика. А потом раздает полученные товары руководителям подразделений или напрямую сотрудникам. В этом случае требование-накладную можно оформить так (см. образец ниже. – Примеч. ред.).

Канцелярку выдали на весь отдел? Пусть в графе «Получил» распишется начальник отдела. Товары вручали сотрудникам персонифицированно? Придется собирать подпись каждого. Иначе кладовщик или секретарь не докажет передачу материалов.

Советую сделать в требовании дополнительную колонку с примечанием. В ней укажите, что канцтовары вы передадите сотрудникам конкретного подразделения для работы (см. пометку ! в образце выше. – Примеч. ред.

). Если не указать в требовании-накладной, где и как будут использовать канцтовары, то придется составлять акт на списание (п. 98 приказа № 119н). Отметка в требовании поможет отказаться от лишних бумаг.

НДС

Компании на упрощенке списывают в расходы всю сумму, которую заплатили поставщику. В том числе и входной НДС.

Организации на ОСНО принимают НДС к вычету по канцелярке так же, как и по обычным покупкам. Главное, чтобы был счет-фактура от поставщика.

Когда компания покупает товары через подотчетника, можно остаться без счета-фактуры. Розничный продавец выписывать его не обязан – пункт 7 статьи 168 НК РФ.

Источник: https://ecoafisha.ru/kak-spisat-kantstovary/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.