+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Можно копии документов в личном деле подписывать факсимильной подписью

Содержание

Эксперт: Можно ли копию трудовой книжки заверять факсимильной подписью | Дом права

Можно копии документов в личном деле подписывать факсимильной подписью

Трудовая книжка классифицируется как бланк строгой отчетности и является основным документом послужного списка каждого гражданина.

Документ находится в отделе кадров или непосредственно у работодателя, пока гражданин является официально трудоустроенным.

При увольнении, в последний рабочий день, гражданин получает книжку с соответствующей записью на руки. Как заверить копию трудовой книжки?

Локальные акты организации (табели, положения, журналы учета и т. д.) также должны подписываться личной подписью директора (или иного уполномоченного лица).

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах.

Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Инспекторы обращают внимание на «нажим» росчерка. Если подделка подписи производится «через стекло», то бумага будет продавлена иначе.

Это можно заметить невооруженным взглядом, однако установить факт компетентен только эксперт-почерковед. Именно экспертиза устанавливает, что документ подписан неустановленным или неуполномоченным лицом.

Иных законодательных норм, помимо п. 2 ст. 160 ГК РФ, которые допускают возможность заверения документов с помощью факсимиле — нет.

Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.
Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. При совершении сделок эта норма разрешает использовать факсимильное воспроизведение подписи, если стороны заранее об этом договорились.

Существуют случаи, когда наличие трудовой книжки спрашивают определенные инстанции. Например, она нужна в банке при оформлении кредита. Множество госслужб для оказания госуслуг требуют предъявить документ о занятости гражданина. В подобных ситуациях руководитель предприятия обязан предоставить заверенную копию трудовой книжки.

Факсимиле представляет собой точную копию рукописной подписи. Изображение подписи наносится на носитель (штамп, печать), и с помощью чернил воспроизводится на бумаге.

При передаче отчетности по ТКС можно использовать электронную цифровую подпись директора, а вот при передаче отчетности в контролирующие органы (ИФНС, ФСС, ПФР, Росстат, Служба занятости, военкоматы и т. д.) по почте или лично инспектору все подписи должны быть выполнены уполномоченными лицами собственноручно.

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

Вообще без опаски можно использовать первичные документы с факсимильной подписью только в гражданско-правовых отношениях с контрагентами, и только если это предусмотрено соглашением сторон (т. е. если оба контрагента выразили согласие на такой способ обмена документами).

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом.

Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Минфин и ФНС считают, что оформление документов факсимильной подписью не порождает последствий налогового характера. Ведомства солидарны во мнении, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений.

Действующее законодательство не содержит понятия факсимиле, порядка использования данного способа заверения документов. Одно из немногих упоминаний о возможности применения факсимиле содержится в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Данная норма гласит, что факсимиле может применяться при подписании договора, если такая возможность прописана в законах, или предусмотрена соглашением сторон договора.

Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью

Итак, чтобы взять копию необходимо подать заявление главе организации или руководителю отдела кадров. На небольшом предприятии можно попросить руководителя о выдаче устно. На выполнение данной процедуры для организации закон отводит максимальный срок – три дня.

Отказавшийся исполнять просьбу работодатель может получить предупреждение или штраф от контролирующих органов. Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы.

Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

Источник: https://leadinlife.ru/strakhovoe-pravo/1976-yekspert-mozhno-li-kopiyu-trudovoy-knizhki-zaveryat-faksimilnoy-podpisyu.html

На каких документах можно ставить факсимильную подпись

Можно копии документов в личном деле подписывать факсимильной подписью

Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.

Чтобы не допускать простоев в работе, в компаниях часто используют факсимиле – аналог подписи первого руководителя. В то же время не каждый документ можно ей заверить: при использовании факсимиле необходимо придерживаться строгих правил.

Случаи, в которых допускается использование факсимильной подписи, прописываются в нормативных документах компании и в договорах партнеров.

Об этом говорится в статье 160 Гражданского кодекса РФ.

  • при отсутствии руководителя на рабочем месте;
  • при необходимости ускорить процесс выполнения договоров и сделок;
  • при скоплении большого количества документов, нуждающихся в подписи руководителя;
  • при необходимости упрощения внутреннего документооборота в организации.

Чтобы избежать неправомерного использования факсимиле, главой организации должен быть издан специальный документ, определяющий порядок хранения и применения штампа.

В этом же нормативном акте должен быть прописан список документов, которые могут быть заверены с помощью факсимильной подписи, и определен человек, отвечающий за ее использование. Этот человек должен отвечать за хранение штампа и за его правомерное применение.

  • первичной бухгалтерской документации;
  • нормативных и законодательных документов;
  • налоговых деклараций (согласно закону, если налоговая декларация подписана с помощью факсимиле и подана в налоговые органы, это не доказывает, что плательщик подтвердил предоставленную им информацию);
  • доверенностей на совершение юридически значимых действий;
  • договоров трудоустройства и иных коллективных контрактов;
  • векселей;
  • платежных документов и поручений (за исключение чеков для выплаты пенсий);
  • счетов-фактур;
  • документации для участия в конкурсах и тендерах;
  • заявлений от физических и юридических лиц.

Также факсимиле нельзя использовать при оформлении банковских карт с образцами оттиска печати и подписи.

Что касается договоров, использование факсимиле для их подписи допускается, но только в том случае, если обе стороны на это согласны (соответствующий пункт должен быть зафиксирован в самом контракте).

  • квитанций, приходных и расходных ордеров;
  • записей в кассовых книгах;
  • учетных бланков;
  • удостоверений сотрудников;
  • патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
  • ведомостей и справок о зарплате работников;
  • табелей учета рабочего времени;
  • свидетельств о ЕГЗ;
  • страховок;
  • приказов, грамот, благодарственных листов;
  • писем с поздравлениями;
  • уведомлений;
  • внутренних документов.

Таким образом, использование аналога подписи руководителя допускается при заверке документов, не несущих серьезной материальной ответственности.

Любая компания может сделать такое количество устройств факсимиле, которое необходимо для обеспечения ее бесперебойной работы. Главное, чтобы количество устройств и количество ответственных сотрудников было закреплено в документах организации.

  • сокращение времени, затрачиваемого руководителем на изучение документации;
  • сокращение сроков, необходимых для выполнения условий договоров и сделок;
  • ускорение процесса обмена документами внутри самой организации;
  • ускорение работы бухгалтерии.

В то же время использование факсимиле налагает определенную ответственность. Руководитель организации должен контролировать процесс использования штампа, ведь нередко документы, подписанные подобным способом, становятся предметом судебных споров.

Для усиления контроля при разработке акта, регулирующего использование факсимиле в организации, рекомендуется прописывать ответственность лица, которое имеет право применять факсимильную подпись.

Если руководитель сомневается в том, что штамп не может быть использован в неправомерных целях, он вправе заменить его использование нотариальной доверенностью, которую можно оформить на одного из помощников или заместителей, которому он полностью доверяет.

Что такое факсимиле? Сразу нужно сказать о том, что это штамп с точным воспроизведением подписи уполномоченного лица, который достаточно широко используется в документообороте организаций.

Он просто незаменим в той ситуации, когда руководителя нет на месте и нужно срочно поставить его подпись на определенных документах.

Подробнее обо всем этом узнаете в процессе прочтения настоящей статьи.

Определение

Что такое факсимиле? Это очень интересный вопрос, ответ на который знают, конечно же, не все. Закон не содержит понятия факсимиле, тем не менее указанный термин используется в хозяйственной деятельности многих предприятий.

Факсимиле – это штамп, на котором в зеркальном отображении расположена подпись ответственного лица (например, начальника отдела или руководителя всего предприятия).

Его наличие очень выручает в том случае, когда на служебной документации необходимо проставление большое количества подписей уполномоченного лица.

К сожалению, не всегда сотрудники организаций и даже сами руководители предприятий знают о том, когда применение факсимиле допустимо, а когда проставление оттиска подписи не имеет юридической силы. Данный факт нужно учитывать.

Когда же все-таки допустимо применение факсимиле? В законодательстве нет четкого ответа на данный вопрос. Организация может самостоятельно разработать и утвердить положение о факсимиле, а также порядок использования факсимиле.

Подписи такого вида на первичных документах и при заключении сделок возможны только в случаях, установленных законом или соглашением сторон.

Хотя коммерческие кампании из-за наличия большого количества документов просто не могут обойтись без такого штампа.

Еще раз хотелось бы вернуться к вопросу о том, что такое факсимиле и для чего оно предназначено. Ответ в данном случае очень прост.

Факсимиле – это точное воспроизведение подписи уполномоченного лица, изготовленное в виде оттиска печати. Многие граждане и даже организации иногда не могут отличить проставленный на документах штамп от настоящей подписи.

Тем не менее это не значит, что факсимиле можно использовать на всех исходящих документах.

Можно ли использовать данный оттиск подписи должностного лица при оформлении доверенностей? Ответ на указанный вопрос будет отрицательным. В подтверждение этому служит Письмо МНС РФ № 18-0-09/000042.

Поэтому, даже при оформлении дубликата доверенности, факсимиле использовать запрещено. Это нужно знать всем руководителям организаций.

Что такое факсимиле? Хотелось бы еще раз вернуться к данному вопросу. Факсимиле называют оттиск подписи руководителя, который представляет собой небольшой штамп прямоугольной формы.

Его использование при оформлении первичной бухгалтерской документации запрещено законом. Потому что данные документы должны быть подписаны лично руководителем фирмы или главным бухгалтером.

В противном случае, у налоговой службы могут возникнуть обоснованные претензии к налогоплательщику. Это нужно учитывать.

К изложенному

На каких документах можно ставить факсимиле? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Факсимиле можно ставить на тех документах, которые не являются финансовыми и не должны быть переданы в налоговый орган для отчетности.

Исключение здесь составляет доверенность, выдаваемая руководителем организации одному из сотрудников на получение материальных ценностей или же представление интересов организации в государственных и судебных органах.

В данном случае необходима подлинная подпись начальника.

Кстати, если организация постоянно применяет факсимиле при подписании внутренних документов, то нужно отдельным приказом выделить только тех лиц, которые по своей служебной надобности имеют право воспользоваться данным штампом. Например, это может быть инспектор отела кадров, который печатает и выдает справки сотрудникам фирмы.

На каких документах можно ставить факсимиле, кроме внутренней документации? Очень часто такой оттиск используют при оформлении благодарностей сотрудникам, подписании характеристик и грамот.

Важное

Факсимиле необходимо применять только в случаях, когда это не запрещает законодательство. Например, в гражданском договоре есть пункт о том, что стороны имеют право на использование данного штампа при заключении соглашения.

Таким образом, факсимильную подпись разрешено применять в следующих случаях:

  • для закрепления гражданско-правовых отношений;
  • при наличии соглашения сторон о том, что они не возражают, чтобы при оформлении документов был использован штамп с оттиском подписи ответственного лица;
  • если она приравнивается к личной подписи стороны сделки.

Эти моменты нужно учитывать руководителям организаций.

В том случае, если факсимильная подпись будет поставлена на документах, направленных в государственные органы, или на тех бумагах, которые являются документами первичного бухгалтерского учета, на товарных накладных или на доверенности, то данный штамп не будет иметь юридической силы. Это нужно запомнить.

Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки.

Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле.

В этом нет ничего противозаконного.

Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.

Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым.

На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.

Факсимиле: необходимость, удобство и законность

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации — факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

  • руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
  • большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
  • ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
  • ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

Вообще, любая организация имеет право сделать количество устройств факсимиле, соответствующим количеству персонала, который наделен правом заверять документы. На практике руководитель решает, какое количество факсимиле его подписи будет оптимальным.

О возможности негативных последствий

Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:

Источник: https://kupit-krohe.ru/obrazets/faksimile-na-dokumentakh/

На каких документах можно ставить факсимиле?

Можно копии документов в личном деле подписывать факсимильной подписью

Чаще всего этот способ заверения документов выбирают крупные компании в том случае, если объем документооборота слишком велик или отсутствует физическая возможность проставлять печать и подпись собственноручно. Обычный человек может столкнуться с ним при оформлении банковских и страховых договоров, а также в сделках купли-продажи.

В большинстве случаев использование факсимильных оттиска печати и подписи в документах законно, однако есть нюансы. Именно их незнание и заставляет обывателя сомневаться в подлинности договоров с факсимиле.

Общие правила закреплены в ГК РФ и подкрепляются судебной практикой. Однако не всегда можно быть уверенным на 100%, что электронные оттиски используются правильно.

Если у вас есть сомнения, лучше проконсультироваться с грамотным юристом, чтобы не потерять время и деньги.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 125 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Что такое факсимиле

Единого понятия «факсимиле» не существует. Право использования этого способа заверения документов закреплено в ст. 160 ГК РФ. Однако в ней лишь говорится о том, что в ряде случаев ставить факсимиле можно, и не более того. Согласно данной статье, воспроизводиться такой вид оттиска может механическим или иным способом копирования.

Оттиск, проставляемый с помощью факсимиле, может содержать не только печать организации, но и подпись ее руководителя.

Исходя из этого, а также из практики использования, можно определить, что факсимиле — это оттиск, проставляемый с помощью специального клише. При этом оно может иметь механическое исполнение — быть в виде специально подготовленного штампа.

Сегодня более распространено электронное клише, которое не требует его проставления вручную: документы готовятся на компьютере и распечатываются уже с факсимиле.

Факсимиле облегчает руководителю заверение документов. Проработать большое количество бумаг, имея такой оттиск, легче и быстрее. К тому же, ответственный сотрудник может использовать факсимиле, чтобы заверять документы в отсутствие руководителя — например, на время болезни, командировки или отпуска.

Где можно и где нельзя использовать факсимиле

ГК РФ лишь подразумевает возможность использования оттиска в документах, ссылаясь при этом на положения, закрепленные в иных правовых актах. Главным из них является Арбитражный процессуальный кодекс РФ. В нем, в ст. 75, введен порядок использования факсимильной подписи при электронном документообороте, в том числе если он ведется через интернет.

АПК определяет следующие случаи, в которых использование клише разрешено:

  • подготовка грамот, поощрительных листов;
  • оформление страховых полисов, в том числе ОМС;
  • заверение патентов и прочих форм подтверждения интеллектуальной собственности;
  • подготовка извещений и уведомлений;
  • подведение итогов ЕГЭ;
  • оформление договоров и дополнений к ним.

Помимо АПК, факсимиле упоминается в иных актах. Письмо Минфина России устанавливает нормы ведения финансовых и налоговых дел. Согласно этим нормам, первичные документы, подтверждающие расчеты и вычеты, не могут быть подготовлены на бумаге и заверены с помощью оттиска.

Письмо ФНС РФ также запрещает использование клише для оформления доверенностей в связи с тем, что зачастую данный документ связан с проведением финансовых операций. Здесь же прописан запрет на использование этого инструмента заверения для платежных и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Клише также запрещено ставить на нормативно-правовых документах. Например, на федеральных законах, законодательных актах и актах правового характера. Неприемлемо использование такого способа заверения и в нотариальных делах.

Использование факсимиле в разных аспектах деятельности

Печать дает документам, на которые она ставится, юридическую силу. Она содержит наименование компании, ее ИНН и ОГРН. Факсимиле имеет схожие свойства. Но применять его можно не во всех случаях.

Гражданско-правовые сделки

Это, пожалуй, самая распространенная сфера применения клише печати и подписи. Закон позволяет использовать его для подтверждения договоров. Однако при оформлении документа требуется соблюсти важное условие. Стороны должны прийти к соглашению по этому вопросу и оформить его официально на бумаге.

Если при оформлении основного договора не использовалось клише и он не содержит информацию о согласии на такое использование в дальнейшем, все дополнительные соглашения, подготовленные к нему и заверенные оттиском, будут признаны в суде незаключенными.

Сделать это можно двумя способами. Во-первых, прописать условия соглашения непосредственно в договоре. Этот вариант предпочтителен, потому как в таком случае вероятность последующих споров минимальна.

Второй способ — оформить соглашение отдельным документом. В нем, помимо информации о согласии на использование клише, прописывается, кто и для заверения каких документов может его использовать. В приложении должна быть карточка с образцами подписей этих лиц.

Как мы уже отмечали выше, первичная документация оттиском заверяться не может. Это относится к любым приходно-расходным ордерам, кассовым бумагам. Товарные накладные и счета-фактуры могут подтверждаться с помощью клише по соглашению сторон. Однако это может привести к проблемам с пересчетом и вычетами налогов.

Для актов приема-передачи законодательство не устанавливает унифицированной формы. Поэтому эта бумага может быть составлена любым способом. Использование оттиска, в том числе электронного типа воспроизведения, при этом не запрещается.

Трудовые отношения

С одной стороны, трудовой и гражданский кодексы регулируют совершенно разные виды правоотношений и не пересекаются между собой. Поэтому возможность использования оттиска, закрепленная в ГК РФ, на трудовые отношения не распространяется.

С другой стороны, ТК РФ не содержит ни понятия, ни правомерности заверения документов с помощью клише. Поэтому невозможно как однозначно запрещать, так и однозначно подтверждать возможность использования такого заверения.

Исходя из этого, работодатель может использовать в своем документообороте оттиск вместо печати, поставленной вручную. Но с условием подробного закрепления данной процедуры во внутренних актах организации, в том числе с перечнем лиц и видов заверяемых бумаг. При этом стоит помнить, что при судебных спорах правомерность использования оттиска на трудовых документах может быть оспорена.

Как использовать факсимиле правильно

В целом, использование клише в организации может нести определенные правовые риски для нее. Дополнительную опасность несет подделка или неаккуратное использование такого вида заверения.

Чтобы минимизировать риски, важно правильно оформить использование факсимиле в компании. В первую очередь должен быть издан приказ о его внедрении. Приказом должен быть четко ограничен круг лиц, имеющих доступ к клише. Также вводится перечень мероприятий и мер, направленных на обеспечении сохранности этого аналога печати.

К таким мерам относятся:

  1. Назначение ответственного лица. В его должностную инструкцию добавляют ответственность за должное хранение и корректное использование инструмента заверения.
  2. Прописание подробной инструкции по работе с клише.
  3. Определение перечня бумаг, которые могут быть подготовлены с использованием оттиска.
  4. Введение регулярных проверок с комиссией.

Эти меры частично помогут в случае подтверждения подлинности документов путем использования клише. Однако перед тем как принять окончательное решение по использованию оттиска, стоит хорошенько все взвесить. Законодательство не всегда дает четкие формулировки, а судебная практика в этом вопросе довольно противоречива.

Источники:

Письменная форма сделки

Письменные доказательства

Источник: https://rtiger.com/ru/journal/na-kakih-dokumentah-mojno-stavit-faksimile/

В каких случаях можно использовать факсимиле?

Можно копии документов в личном деле подписывать факсимильной подписью

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации – факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

Понятие факсимиле

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати́вных правовых актах или в договоре сторон.

Необходимость факсимиле

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

  • руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
  • большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
  • ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
  • ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

Вообще, любая организация имеет право сделать количество устройств факсимиле, соответствующим количеству персонала, который наделен правом заверять документы. На практике руководитель решает, какое количество факсимиле его подписи будет оптимальным.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

  • отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
  • отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
  • финансовым отношениям;
  • административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

  • такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
  • соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Спорные позиции

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

  1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
  2. Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Решение Высшего суда

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

  • у кого находится устройство факсимиле?
  • насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
  • где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

  • письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
  • почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
  • копии различных официальных бумаг;
  • квитанция по аккредитиву;
  • кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
  • документы по учету сырья и материалов;
  • ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
  • ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
  • акт приемки или передачи работ и услуг;
  • удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
  • наградные удостоверения;
  • различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
  • свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • полисы обязательного медицинского страхования.

То есть, факсимиле можно употреблять, оформляя документы, не несущие крупной материальной ответственности .

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

  • законы, нормативные акты;
  • налоговые декларации;
  • трудовой договор;
  • письменное уполномочивание, доверенность;
  • вексельные документы;
  • различные платежные документы;
  • первичные учетные документы;
  • счета-фактуры;
  • конкурсные документы;
  • различные заявления физических и юридических лиц.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Преимущества факсимиле

Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

  • сокращение количества времени на изучение документации;
  • факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
  • при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
  • обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
  • упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.

Заключение

Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

Ответственность и контролирование процесса исполнения правил хранения и применения факсимиле обязан осуществлять руководитель организации.

Как и печати и штампы, процесс движения устройства факсимиле внутри организации следует отмечать в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.

Источник: https://pozvoniuristu.ru/socium/faksimile.html

Можно ли заверять копии документов факсимильной подписью – Юридический онлайн справочник

Можно копии документов в личном деле подписывать факсимильной подписью

Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным.

Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

Счет-фактура

По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.

Можно ли заверять копии факсимиле

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 февраля 2011 г. журнала № 4 за 2011 г. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время.
Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Судебные решения, упоминаемые в статье, можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ.

Можно ли заверять копии документов факсимиле

К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.

Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

В соглашении с контрагентом Должно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле В рабочее время храниться факсимиле Должно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте В нерабочее время Сохранять клише следует в сейфе

Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться.

Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам. Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой.
Штамп не влияет на правовой статус бумаг.

Можно ли факсимиле заверять копии документов

Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Для подписания договоров

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор.

Можно ли факсимиле заверять копии документов для конкурса

Бес чернил

При всех существующих рисках применения факсимиле в хозяйственном обороте подобный способ оформления документации довольно распространен — многим это удобно. Причем арбитражная практика свидетельствует о благосклонном отношении судей к такой «подписи» во взаимоотношениях контрагентов.

Так, если суд придет к выводу, что договор реально исполнялся, по нему производилось выполнение работ (оказание услуг) и их приемка, то подписание документов при помощи факсимиле не сыграет никакой значительной роли для разрешения спора.

Это подтвердил, например, Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 12.12.2016г. №А40-10028/16. Суд указал, что подписание договора, а также актов КС-2, справок КС-3 посредством факсимиле не влечет отказа во взыскании долга по договору.

А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Где можно использовать факсимиле подписи

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно.

Важно Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.

Источник: https://rezonans-law.com/mozhno-li-zaveryat-kopii-dokumentov-faksimilnoy-podpisyu/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.