Минусы использования электронного документооборота

Содержание

Плюсы и минусы электронного документооборота

Минусы использования электронного документооборота

Электронный документооборот или ЭДО все смелее и чаще внедряется в нашей стране. На новую систему подготовки, согласования и отправки документов без применения бумажных носителей, переходят и крупные компании, и небольшие фирмы, и государственные структуры.

В наше время, когда разные новинки и усовершенствования появляются чуть ли не каждую секунду, хочется понять, стоит ли уделять внимание этому изобретению или о нем забудут через несколько лет как о пейджерах или заряженной экстрасенсом воде.

Как и в любом явлении во внедрении системы электронного оборота документов есть свои достоинства и недостатки.

Как это работает

Работа в системе во многом напоминает действия, которые мы производим, пользуясь электронной почтой. Основное отличие состоит в том, что поступивший исполнителю документ не статичен. Его можно редактировать, создавать по нему поручения, дополнительные задачи и все это в едином виртуальном пространстве для каждого документа.

Наряду с этим система сохраняет все основные принципы бумажного делопроизводства.

Поступая в организацию документ, получает электронный входящий номер, затем директор расписывает его руководителю подразделения, указывая дату исполнения и уточняя свое поручение. Далее документ следует до непосредственного исполнителя.

Исполнитель может прочесть документ, увидеть, когда он поступил, какой установлен срок исполнения, кто еще работает с этим документом.

Плюсы

В целом система позволяет в значительной степени упорядочить делопроизводство в любой организации. Например, она не разрешит присвоить один и тот же номер нескольким входящим или исходящим документам, так как это происходит автоматически.

Электронный документооборот дает возможность отследить статус каждого документа в реальном времени. Узнать, кто над ним работает в данный момент.

В отличие от бумажного документа нерадивый сотрудник не может его потерять ни случайно, ни умышленно. Даже удаленные документы сохраняются и подлежат восстановлению. Это улучшает дисциплину сотрудников.

Так как в системе видно кто и когда открывал документ, редактировал его, кто задерживает документ.

Увеличивает скорость работы. Например, если бумажный документ нужно было нести в другое здание для согласования, и секретарь мог потратить на это не один час, накапливая корреспонденцию, то при работе с ЭДО каждый документ индивидуально попадает к сотруднику за доли секунды.

ЭДО облегчает редактирование документа. Обычно все редакции документа система сохраняет. При необходимости к какой-то версии можно вернуться.

Система положительно влияет на организацию труда руководства. Его функции по поручению конкретного документа определенному сотруднику можно распределить между заместителями или отдать канцелярии. При этом дублирование поручений будет исключено. Система не допустит этого.

В отличие от бумажных документов, сотни и даже тысячи электронных документов можно всегда иметь при себе, организовав удаленный доступ к программе через интернет. Таким образом, сотрудники смогут выполнять работу в системе, находясь в командировке, на больничном или даже в отпуске.

Так как ЭДО позволяет видеть дату поступления документа и срок его исполнения, это дает возможность организовать планирование работы. Можно установить фильтр и расположить все документы по очереди, согласно которой их нужно сдавать. Ничего не потеряется.

Поисковая система ЭДО позволяет искать документ по различным параметрам. Для этого необязательно знать даже его реквизиты, достаточно просто представлять, о чем говорится в документе, и найти его по нескольким ключевым словам.

Благодаря системе у каждого сотрудника под рукой будет полная структура организации с именами, должностями и телефонами, а так же огромная адресная книга. Так как все адреса, по которым организация когда-либо направляла, система сохраняет и позволяет при необходимости найти.

Система позволяет экономить огромное количество бумаги, что в нашу эпоху экологических катаклизмов является значительным вкладом в сохранении экологии нашей планеты.

Минусы

  • Необходимо потратить средства и время на покупку, и налаживание программного обеспечения.
  • Нужно будет обучить сотрудников пользоваться системой и пережить довольно болезненный переходный период.
  • Отдельной заботой станет безопасность. Документы будут доступны многим лицам. Отрегулировать уровни допуска, оформить электронные подписи – все это потребует времени и опять-таки финансовых вложений.
  • В штат нужно будет взять квалифицированного администратора системы, который должен будет ежедневно консультировать сотрудников организации по возникающим проблемам и вопросам, поддерживать систему в рабочем состоянии.
  • В целях сохранения электронной базы документов периодически нужно будет проводить их резервное копирование, предусмотреть процедуру хранения копий, режим доступа к ним.
  • Отсутствие ЭДО у партнеров и коллег приведет к параллельному существованию двух систем – электронной и бумажной.

Вывод

Если в компании работает большое количество сотрудников, ее структура достаточно разветвленная, то электронный документооборот ей необходим. Внедрение ЭДО позволит снять многие  насущные проблемы, увеличить производительность труда.

Если же речь идет о маленькой фирме, ведущей вялую переписку, то усилия и затраты на внедрения оправданы только в том случае, если она взаимодействует с компаниями, где система ЭДО является привычным рабочим инструментом.

  В противном случае, это будет просто недешевая модная игрушка.

Источник: https://plusiminusi.ru/plyusy-i-minusy-elektronnogo-dokumentooborota/

Минусы использования электронного документооборота

Минусы использования электронного документооборота

admin 29.05.2021 Статьи

  1. Принудительная плата за документооборот участникам торгов
  2. 2014: Интеграция с 1С
  3. Новые записи:
  4. Плюсы и минусы электронного документооборота
  5. Организация документооборота
  6. Плюсы электронного документооборота
    • Как происходит внедрение документооборота
    • Организация документооборота
  7. 3. Плюсы и минусы электронного документооборота
  8. Как происходит внедрение документооборота

2014: Интеграция с 1С 10 апреля 2014 года «Единая электронная торговая площадка» (Roseltorg.ru) сообщила об интеграции системы электронного документооборота «Росинвойс» с 1С.

С использованием интеграционного решения процесс оформления сделки между заказчиком и поставщиком становится полностью автоматизированным. Двусторонняя связь между системами позволяет контрагентам беспрепятственно загружать документацию в «Росинвойс» и выгружать к себе в учетную систему 1С.

В работе с информационной платформой 1С компании часто используют несколько видов конфигураций системы. Бывает, что одна конфигурация используется в центральном офисе, вторая — в филиалах, третья — в отдельных структурных подразделениях.

Помимо этого каждая организация формирует под себя свое индивидуальное решение для работы с программой 1С. Это требует специальных настроек и изменений в конфигурации учетной системы.

В связи с этим разработчикам «ЕЭТП» пришлось решать задачу по созданию единого подхода ко всем конфигурациям без исключения, чтобы каждая компания могла использовать «Росинвойс» независимо от своих внутренних настроек.

Решение было найдено – интеграцию провели на уровне базовых настроек ПО, которые едины во всех конфигурациях. Это позволило добиться поддержки массовой загрузки, подписания и отправки группы документов по заранее заданным критериям. Например, можно выбрать конкретный период времени, за который будет сформировано поточное подписание.

В планах компании — осуществить «бесшовную» технологию передачи данных между «Росинвойс» и 1С. Необходимо решить задачу появления загруженного файла в системах — без загрузки и выгрузки его на компьютер.

Важно добиться максимальной эффективности от процесса автоматизации документооборота, чтобы было еще удобнее и проще, а доставка документов из одной системы в другую сократилась до доли секунды, считают специалисты компании-разработчика.

Принудительная плата за документооборот участникам торгов Здравствуйте. Этот пост касается тех, кто учавствует в торгах на площадке роселторг.

Вчера позвонили с торговой площадки и стали объяснять, что на моем счету какая-то задолженность.

Удивился. Вроде все хорошо было. Деньги закидывал на площадку.

Плюсы и минусы использования электронного документооборота

26.07.2021 Надежность – недаром говорят: «что написано пером – не вырубишь топором».

В бумажных вариантах документов очень сложно, а подчас и невозможно внести запись «задним числом» или исправить какую-то информацию незаметно, а также информация на бумажном носителе более защищена от кражи и копирования, нежели электронный вариант.

В последнем при желании «хорошие» специалисты могут скопировать информацию так, что об этом никто не узнает.

Обеспечение информационной безопасности (поддержка электронно-цифровой подписи, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования). Наверняка, у многих возникнет желание на всякий случай сделать бумажные варианты – дубликаты документов с подписями и печатями.

Запасной вариант, конечно, не повредит, лишь бы одну и ту же сумму два раза не отразить в учете. Рассмотрим вопрос о дате получения счета-фактуры, от которой зависит момент применения вычета по НДС у покупателя.

Относительно бумажного варианта основного документа по НДС – счета-фактуры – могут рассматриваться следующие даты: На практике могут возникать и такие ситуации: Относительно книги покупок такие действия не предусмотрены.

В наше время можно говорить о двух системах документооборота: бумажный и электронный. Бумажный документооборот зародился в те далекие времена, когда, мне кажется, самого термина «документооборот» еще не существовало. Прогресс шел вперед, и с развитием книгопечатания, развивалась и эта отрасль.

Разрабатывались новые стандарты, которые позволяли систематизировать и унифицировать различные документы, и вообще весь документооборот в целом. Это упростило работу большинства служащих, а также позволило перейти на следующий этап развития документооборота – электронный документооборот.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их.

Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы.

Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами.

В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью. Однако далеко не все организации спешат с таким переходом.

Это связано с тем, что составление и обмен документами в электронном виде имеет как положительные, так и отрицательные стороны — и в финансовом, и в налоговом плане.

В частности, одной из основ реализации концепции электронного правительства могут стать системы электронного документооборота (СЭД).

Внедрение единого электронного документооборота в работу исполнительных органов власти может послужить основой работы межведомственного электронного документооборота и упростить его внедрение [3].

Но для этого необходимо, чтобы все органы государственной власти пользовались одной и той же СЭД либо чтобы системы различных органов власти могли легко интегрироваться между собой. Электронный документооборот пользуется все большей популярностью, и многие предприниматели начинают задумываться о том, какую пользу может принести внедрение СЭД.

Электронные первичные документы: плюсы и минусы

Л.

Мисникович, журнал «Главбух» Практика показывает, что число компаний, внедривших систему электронного документооборота (СЭД), ежегодно увеличивается. Как правило, это большие и средние компании, использующие передовые технологии автоматизации и имеющие широкий круг партнеров и клиентов, которые уже перешли или планируют переходить на электронный документооборот.

1 Закона № 63-ФЗ). При этом ФНС России в письме от 05.10.11 № ЕД-4-3/16368@ отметила, что ни действующим законодательством, ни иными нормативными актами не установлены ограничения на использование электронных первичных учетных документов при осуществлении гражданско-правовых сделок между хозяйствующими субъектами.

По общему правилу существует три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 1 июля 2013 года, признается документом, подписанным квалифицированной электронной подписью (п.

2 ст. 19 Закона № 63-ФЗ). А вот в отношении электронных документов, составленных после указанной даты, компания вправе самостоятельно выбрать вид электронной подписи. Ведь законодательство не устанавливает перечень электронных первичных документов, которые нужно заверять определенным видом подписи.

Кроме того, Закон № 63-ФЗ закрепляет различные области применения электронных подписей.

Отличаются и расходы на оформление разных видов электронной подписи.

Кроме того, существуют налоговые риски в случае отказа автора подписи от факта подписания внутренних документов организации, а также при подписании электронных документов простой или неквалифицированной электронной подписью.

Таким образом, если организация примет решение перейти на электронный документооборот, безопаснее проанализировать и учесть ряд особенностей применения различных видов электронных подписей.

Таблица.

Особенности применения различных видов электронной подписи Критерии Простая электронная подпись Усиленная электронная подпись неквалифицированная квалифицированная Характеристика Подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Для этого используются специальные коды, пароли и иные аналогичные средства (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ) Формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи.

Позволяет

Эцп в работе дистанционного сотрудника: плюсы и минусы для обеих сторон

Минусы использования электронного документооборота

Электронная цифровая подпись постепенно становится неотъемлемой частью ведения бизнеса.

Если еще 5-6 лет назад ее использование было прерогативой юридических лиц, то сейчас эта услуга стала доступной и обычным гражданам, кто хочет обратиться на портал государственных услуг, кому необходимо дистанционно заверить документы по недвижимости, оформить заявку на кредит, не выходя из дома и т.д. Однако наибольшую популярность 

ЭЦП приобретает в области дистанционной работы, что позволяет сотруднику и его работодателю беспрепятственно решать производственные задачи, обмениваться электронными документами и вести полноценное сотрудничество без нарушения трудового и налогового законодательства. Как это осуществляется на практике, настолько ли весомы плюсы от такой работы, существуют ли очевидные минусы – об это поговорим далее в нашей статье.

Правовое регулирование

В прошлом году мы уже писали несколько заметок о том, как могут и как должны взаимодействовать дистанционные сотрудники со своим работодателем, как принять меры по недопущению компрометации внутренних документов, где на то время подробно разобрали предписания ТК РФ по этому вопросу. Однако время не стоит на месте и поэтому наше динамично меняющееся законодательство дает нам новые решения для старых задач.

Если мы с вами говорим именно о дистанционной работе, т.е. той, где сотрудник не «приписан» к юридическому адресу организации и фактически выполняет свои должностные обязанности на дому, то эту форму трудовых взаимоотношений регулирует глава 49.1 ТК РФ.

В ней нас преимущественно интересует часть 1 статьи 312.

1 ТК РФ, на основании текста которой работник и его работодатель имеют возможность обмениваться документами посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. 

В рамках данного регламента, смеем предположить, обе стороны трудового договора могут исключить необходимость личных встреч друг с другом для решения производственных вопросов.

Далее обращает на себя внимание часть 4 статьи 312.1 ТК РФ, которая вещает нам о возможность сторон обмениваться электронными документами, не прибегая, например, к «физической» почте.

К слову сказать, еще несколько лет назад этот пункт отсутствовал в Трудовом кодексе, что в последствии становилось основанием для трудовых споров.

В силу различных обстоятельств работодатели часто требовали от своих дистанционных подчиненных необходимости передать готовую работу (к примеру, электронный макет здания) именно на физическом носителе (флешке, диске и т.д.). Доставить его работодателю можно было или посылкой, или же лично явиться в офис компании. 

Конечно, это создавало множество неудобств и недопонимание между сторонами. Благо, сейчас эта проблема решена. Помимо этого часть 4 статьи 312.1 ТК РФ предполагает необходимость сторон подписывать документы и локальные акты с помощью ЭЦП, а если выразиться более точно, то с помощью КЭП (квалифицированная электронная подпись).

Использование цифровой подписи при обмене электронными документами обязательно, однако стороны по обоюдному согласию могут продолжить работу в «классическом» формате путем подписания бумаг вручную. На основании этих данных можно сделать вывод, что правовое регулирование этого вопроса в России на сегодняшний день проработано в достаточной мере.

Необходимость «белого» оформления

Если говорить открыто, то ни для кого ни секрет, что большинство дистанционных сотрудников еще несколько лет назад работало «неофициально». Причин для этого было множество. 

  • Во-первых, львиная доля работодателей намеренно приглашала фрилансеров для участия в проектах на внештатной основе с целью уклонения от уплаты налогов. 
  • Во-вторых, сами фрилансеры не хотели обременять себя лишними обязательствами перед своими заказчиками и быть «подневольными», если так можно выразиться. 
  • В-третьих, большинство предложений на рынке фриланса носит непостоянный, разовый характер, ввиду чего заниматься оформление документов для обеих сторон было делом весьма затруднительным. 
  • В-четвертых, при условии официального оформления «дистанционщика» по трудовому договору или ГПХ, их бы приходилось регулярно «увольнять» каждый раз после завершения работы над очередным проектом. В общем, трудностей было предостаточно – об этом нам рассказали клиенты по услуге «Аренда 1С».

При этом нельзя сказать, что на сегодняшний день ситуация сильно изменилась. Да, по-прежнему очень много фрилансеров продолжает работать «в черную», но немалое число средних и крупных заказчиков вынуждены выводить их в правовое поле.

Мы писали о том, насколько велики шансы у малого бизнеса пережить проблемы с «обналом» и пришли к выводу, что большинство работников придется оформлять «по белому». Это правило касается и фрилансеров.

Собственно, поэтому знание правил получения и использования ЭЦП будут весьма кстати.

Совсем забыли сказать! Среди наших коллег бухгалтеров тоже много «дистанционщиков»! Удобный с точки зрения организации труда формат работы станет еще более комфортным с 1С Онлайн. Почему? Потому что с помощью своего логина и пароля можно получить доступ ко всем необходимым базам 1С для эффективного решения производственных задач. Зайдите, пожалуйста, и убедитесь сами.

Теперь рассмотрим способы получения электронной цифровой подписи…

Для того, чтобы иметь возможность подписывать документы цифровой подписью, работник должен самостоятельно принять меры по обеспечению себя ЭЦП. Данное правило не регулируется ни одним законом, но он, по сути, и не нужен.

Дело в том, что процесс оформления подписи достаточно строг и требует личного участия физического лица на всех тапах ее оформления.

Со своей стороны опишем последовательность действий, которую придется пройти каждому:

  1. Первым делом необходимо обратиться в один из многочисленных центров, предлагающий услуги по оформлению ЭЦП.

    Если говорить не в масштабах всей страны, а в рамках даже одного города, то таких организаций будет большое множество.

    Среди различных вариантов лучше выбрать именно тот, который будет приемлем по цене (подпись одна и та же, почему различаются цены – не понятно. Может, берут больше за скорость оформления)?

  2. Выбрав нужную организацию, можно по телефону или путем отправки электронного сообщения известить центр о своем намерении получить ЭЦП. При связи с менеджером желательно объяснить ему, для каких целей требуется подпись (на тот случай, если вы пока не знаете ее предназначения);

  3. Далее менеджер отправляет счет на выбранный комплект, который желательно оплатить в максимально короткие сроки (можно даже отправить платежку – так будет еще быстрее). Дополнительно в письме менеджеры запрашивают сканы ИНН, СНИЛС, а также паспорта с фотографией;

  4. После того, как оплата поступит на р/c юридического лица и сканы документов будут отправлены, может пройти около 8 часов. После этого клиенту будет отправлен бланк заявления на получение ЭЦП;

  5. Бланк содержит в себе вводные сведения о физическом лице (ФИО, номер СНИЛС, ИНН, номер телефона и паспортные данные). Его необходимо прислать в хорошем качестве (как и предыдущие сканы);

  6. Если все благополучно, спустя сутки на номер телефона должна прийти СМС с подтверждением того, что Удостоверяющий центр одобрил заявление и выпустил цифровую подпись. Далее нужно подъехать в офис компании с паспортом, СНИЛС и оригиналом заявления;

  7. Непосредственно в офисе по факту предоставления вышеуказанных документов человеку будут переданы договор, акт выполненных работ и флеш-носитель (если сертификат подписи будет храниться на нем. Это обсуждается в ходе первичного разговора);

  8. На этом этапе можно задать вопросы о том, как начать пользоваться подписью, как отправлять подписанные документы и прочие смежные вопросы.

  9. Затем при первом использовании подписи необходимо настроить свой компьютер. Процедура достаточно проста – необходимо зайти в свой личный кабинет на сайте сервиса и следовать инструкциям. В итоге в браузере компьютера появятся необходимые расширения;

  10. Важно помнить, что хранить сертификат подписи на флешке гораздо удобнее, чем на одном компьютере. С помощью носителя можно пользоваться подписью с любого устройства. Без нее процесс подписания документов на других устройствах может усложниться.

Плюсы и минусы использования ЭЦП

На первый взгляд может показать, что использование в работе цифровой подписи настолько совершенный процесс, что он не имеет никаких сложностей. Во многом, это соответствует действительности, но не во всем. 

  • Во-первых, следует учитывать тот факт, что за ЭЦП приходится платить и не один раз. Самая простая КЭП для физического лица в зависимости от региона может стоить от 1000 до 4000 рублей при первичной оплате счета. Данная стоимость предполагает ее сопровождение центром в течение 12 месяцев.
  • Во-вторых, сертификат подписи может утратиться (сломался компьютер, потерялась флешка). Да, его можно восстановить, но опять-таки, это деньги и потраченное время. В-третьих, не все цифровые подписи предполагают возможность визуального оформления на бумаге (на документе просто не будет видна отметка). Если в этом есть необходимость, можно обратиться в сервисный центр для консультации, но там посоветуют скачать специальное программное обеспечение – это тоже хлопоты.

С точки зрения работодателя, проблем меньше, но тоже есть. К примеру, в некоторых организациях типовая форма трудового договора с работниками не подразумевает правок. В том случае, если в ней не прописана возможность использования сторонами ЭЦП – это будет являться нарушением. Теоретически, договор можно исправлять, но у нас в стране бывает всякое…

Также есть случаи, когда ИФНС не признает использование цифровой подписи физическими лицами. Чем они руководствуются, не понятно. Да, свою правоту можно доказать, но опять-таки это хлопоты. Во всем же остальном применение электронных цифровых подписей можно назвать очень удобным решением.

Благодарим за внимание и до скорого!

Источник: https://SCloud.ru/blog/etsp_v_rabote_distantsionnogo_sotrudnika_plyusy_i_minusy_dlya_obeikh_storon/

Электронный документооборот, принципы работы, плюсы и минусы использования

Минусы использования электронного документооборота

Многим компаниям выгодно подключаться к электронному документообороту (ЭДО). Это позволяет им экономить не только деньги, но и время, которое сегодня является весьма дорогим ресурсом..

При внедрении ЭДО у себя в компании, выгода электронного документооборота очевидной становится в достаточно короткие сроки.

По крайней мере, об этом говорят свидетельства руководителей компаний, внедривших ЭДО.

Несмотря на то, что услуга ЭДО еще достаточно новая, на сегодняшний день, в России уже существует около сотни операторов ЭДО. Их деятельности за последние годы привела к тому, что количество электронных документов, формируемых и отправляемых контрагентам, превысило 80 миллионов.

При этом к компаниям-операторам ЭДО предъявляются повышенные требования. Это и наличие лицензии Федеральной службы безопасности, предоставляющей право по разработке информационных систем и оказанию услуг шифрования данных. Это и специальная лицензия по оказанию услуг связи и передачи данных.

Это ещё целый ряд требований со стороны надзорных и контролирующих органов.

Многие контролирующие органы сейчас оперативно переходят с бумажного формата работы и взаимодействия с налогоплательщиками на электронный. Так ФНС перевела на электронный формат взаимодействия уже более 90% налогоплательщиков.

Во-многом этому способствовал принятый электронный формат для счетов-фактур (утвержден Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@).

Напомним, что подготовить в электронном  варианте счета-фактуры, а также журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж можно в ПО «Баланс-2W».

Со своей стороны многие компании готовы переходить на электронный обмен документами хотя бы потому, что тогда взаимодействие с контролирующим органами становится значительно проще и безопаснее.

При этом наличие оператора ЭДО в таком взаимодействии становится обязательным. Отправка электронных документов через обычную, электронную почту не приведёт к желаемому результату.

Каковы плюсы использования ЭДО?

Во-первых, это отказ от бумажных документов и как следствие значительная экономия, как  времени, так и финансовых средств на содержание оргтехники и покупку расходных материалов.

Во-вторых, это значительно более высокая безопасность как обмена информацией между контагентами, так и её хранения.

При этом замена бумажных документов на электронные позволяет создать архивную систему многоуровневого  доступа к документам для всех сотрудников компании.

Для работы с такими архивами можно использовать специализированные программы типа «Баланс-2: Файловый архив электронных документов».

В-третьих электронный вид документов позволяет значительно повысить оперативность  поиска необходимых для работы данных. Это преимущество особенно значимо для крупных компаний, в работе которых присутствуют большие объемы документации или имеющих большое количество контрагентов.

Принцип работы операторов ЭДО

Если вы хотите стать участником системы ЭДО, то предлагаем вам  на сайте компании  ознакомиться, а в дальнейшем использовать удобный и функциональны сервис — Электронная отчетность, доступный через  ПП “Астрал Отчет».

Заполнить и отправить заявление на изготовление электронной подписи, с помощью которой можно подтвердить подлинность и значимость подписываемых документов, а также  идентифицировать должностное лицо, подписывающее электронные документы.

Данная подпись позволит обмениваться электронными документами с Федеральной Налоговой службой (ФНС)  и другими пользователями ЭДО.

Неоправданные опасения перехода на ЭДО.

Что же мешает налогоплательщикам выбрать электронный способ обмена документами? Одним из наиболее распространенных опасений является опасение, что электронный способ обмена документами даст возможность налоговым органам осуществлять контроль за организацией в постоянном режиме, используя для этого хранимые (локально или в облаке) электронные документы компании. Также многими высказываются опасения, что при переходе на ЭДО их  обяжут проводить ежедневную проверку наличия новых писем от контролирующих органов.

Страхи, связанные с утечкой информации, с использованием её для контроля за компанией или в качестве доказательств — совершенно необоснованны. Конечно, порядок взаимодействия электронными документами с целью налогового контроля отличается от бумажного, но общий алгоритм истребования документов от налогоплательщика остаётся прежним.

Он предусматривает, что при необходимости проведения контрольных мероприятий  налоговый орган направляет соответствующее требование по предоставлению  электронных документов (также как и раньше для бумажных) непосредственно  налогоплательщику. Этот алгоритм  взаимодействия не предусматривает других схем. При попытке со стороны налоговиков получить доказательную базу в обход налогоплательщика, такие документы не будут приняты судебными органами к рассмотрению.

Источник: https://www.b2astral.ru/ru/about/articles/68/

Для чего бизнесу нужен электронный документооборот (ЭДО)

Минусы использования электронного документооборота

Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.

Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.

Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:

  • оптимизировать бизнес-процессы

ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге.

Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд.

Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.

Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.

  • сократить финансовые затраты

После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.  

При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.

  • сохранить юридическую силу документов

Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.

  • упростить взаимодействие с контролирующими органами

Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.

Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.

  • сократить временные затраты

При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.

Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

  • улучшить сервис и повысить лояльность

Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.

Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.

Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.  

ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

Документы, которые можно передавать через ЭДО

  • счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
  • акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
  • любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.

Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:

Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание.

Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.

2021 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.  

Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.

Автоматизация документооборота

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг.

Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике.

Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

Примеры нестандартных документов в ЭДО:

  • экспедиторская/складская расписка
  • МХ1, МХ3
  • КС-2, КС-3
  • заказ на работу
  • заявка на проведение ремонта/услуг
  • спецификация
  • М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
  • реестр (актов, расходов, услуг)
  • смета, ценовой лист
  • протокол разногласий
  • претензия
  • отчет поставщика/партнера/агента

Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

Примеры реализации кастомных веб-форм:

  • срок оплаты, изменения тарифов;
  • формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
  • штрих-код для ведения домашнего архива;
  • специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
  • двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

Принципы работы в Диадоке  

Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.

Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.  

Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.

После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту.

Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа.

Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.

Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.

Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.  

Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.  

Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.

Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.

Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.

Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками.

В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов.

Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.  

Как выглядит документ в Диадоке?

Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.

Основные этапы перехода на ЭДО

  • Первый шаг — это отбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).

Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.

Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.

  • Второй шаг — выбор интеграционного решения (от 1 недели).

После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.

Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.

  • Третий шаг — подключение контрагентов.

Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.

Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.

Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.

  • Четвертый шаг — измерение результата.   

После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.

Источник: https://kontur.ru/articles/5390

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.